Hiltl AG

Office 365 Rekrutierungstool beschleunigt Bewerbungsprozess 

«Innovation mit konstanter Verbesserung und mit der Digitalisierung schritthalten waren die Antreiber unseren Rekrutierungsprozess zu digitalisieren. Der Schlüssel war, nicht nach der besten Rekrutierungssoftware zu suchen, sondern danach, wie der Rekrutierungsprozess passend auf die Hiltl AG automatisiert werden kann. UPGREAT lag mit dem Ansatz, die Lösung auf Microsoft 365 zu entwickeln, richtig. Überdies betrugen die Kosten für das Tool einen Bruchteil eines gängiges HR Rekrutierungsprogrammes. „Wie mit einem warmen Messer durch Butter schneiden“ so verlief das Projekt einwandfrei und ohne nennenswerte Stolpersteine.»

Daniel Krigl, HR Leiter Hiltl AG

Ausgangslage

• Wir erhalten viele Bewerbungen. Die Herausforderung ist, die Potenziale zu erkennen.
• Ein zentraler E-Mail-Eingang empfing alle Bewerbungen, welche anschliessend im Outlook von HR und Teamleitern bewirtschaftet wurde.
• Es fanden viele individuelle Abstimmungen statt und die fehlende Übersicht über die Selektionsvorgänge führte teils zu Verzögerungen.
• Der manuelle Versand aller Interview-Einladungen sowie die Zustellung der Zu- oder Absagen haben die Personalressourcen zu stark gebunden.

Lösung

• Für den Empfang und die Ablage aller Bewerbungsdossiers, den Informationsaustausch zwischen HR und den Teamleitern und dem E-Mailversand an Bewerber/innen wurde auf der Microsoft Cloud mit Microsoft 365 eine SharePoint-Umgebung implementiert.
• Aus Microsoft AppSource wurden zur Anzeige der Personal-Dossiers, zur Verwaltung der Workflows und für die Schnittstelle für den E-Mailversand Standard-Module konfiguriert.
• Ein Web-Formular dient zur Erfassung von Online-Bewerbungen und erstellt interne Dossiers.
• Die Versandsteuerung von allen E-Mails erfolgt direkt aus dem Rekrutierungstool heraus.
• Basierend auf Vorlagen, können Bewerber-Notifikationen jederzeit als E-Mail ausgelöst werden.
• Die Interviewplanung ermöglicht die interne Koordination inklusive Synchronisation ins Outlook und Einladung aller Teilnehmer.

Nutzen

• Der Rekrutierungsprozess ist schneller und effizienter geworden, es sind weniger „Handgriffe“ und Prozessschritte nötig, es gibt weniger Missverständnisse  und es bleibt mehr Zeit, um Bewerbungen zu sichten.
• Personalressourcen in der HR-Abteilung können durch die Effizienzsteigerung anderweitig genutzt werden.  
• Jede/r Bewerber/in erhält zeitnah eine Antwort und der Datenschutz von Personendaten ist gewährleistet.
• Die Nutzung vorhandener Microsof t365 Lizenzen und geringe Entwicklungskosten führen zu einer Einsparung von zwei Drittel gegenüber den Kosten eines auf dem Markt erhältlichen Rekrutierungsprogramms.
• Eingang, Sichtung und Entscheide für jede Bewerbung sind zentral und nachvollziehbar abgelegt.
• Probetage können einfach organisiert und ausgewertet werden. 
• Sämtliche Änderungen werden laufend protokolliert.
• Die Eintritts-Checkliste erlaubt einen sehr effizienten Onboarding- Prozess.

Tipps

• Das Vertrauen auf eine Plattform eines grossen Anbieters zu setzen wird belohnt: Die Module zur Zusammenarbeit sind ausgereift und mit Microsoft 365 sind die Vorteile der Digitalisierung signifikant. Es geht nicht mehr darum, die analoge Welt zu „elektrifizieren“, sondern dank der Technologie neuartig über zentrale Lösungen zu arbeiten.
• Microsoft Teams ist ein zentrales Hilfsmittel geworden; es gibt kein Grübeln mehr wo was abgelegt ist; alles kann im Chat nachgelesen werden.
• Im digitalen Unternehmenswandel eignet sich der partizipative Führungsstil: Die aktive Delegation der operativen Projektführung lässt Lösungen entstehen, die hohen Nutzen und Akzeptanz aufweisen.
• Ein unabhängiger und ganzheitlicher IT-Partner wie UPGREAT kennt die Fähigkeiten unterschiedlicher Technologien und programmiert notwendige Schnittstellen an Umsysteme, um Medienbrüche zu verhindern.

Hiltl AG

1898 gegründet, ist Hiltl laut «Guinness World Records» das älteste vegetarische Restaurant der Welt. Heute wird das Ur-Zürcher Unternehmen mit rund 300 Mitarbeitenden aus über 80 Nationen in vierter Generation durch die Familie Hiltl geführt: mit gesundem Genuss, gastronomischer Leidenschaft und in Verantwortung gegenüber vielfältiger Schöpfung von Mensch, Tier und Natur.

Im Stammhaus an der Sihlstrasse im bedientem À la Carte-Restaurant mit Buffet, Bistro, Take Away, Seminarräumen, der Hiltl Vegimetzg mit der ersten vegetarischen Metzgerei der Schweiz sowie der Hiltl Akademie, dem Kompetenzzentrum für vegetarischen und veganen Genuss, genauso wie ausserhalb vom Haus Hiltl: in der Pflanzbar im Blumen Krämer beim Paradeplatz, der Dachterrasse im PKZ Women an der Bahnhofstrasse, in der Sihlpost am Europaplatz beim Hauptbahnhof, an der Zürcher Langstrasse und im Sommer in zwei Badi-Restaurants am Zürichsee. An Wochenenden tanzt man im Stammhaus im Hiltl Club durch die Nacht.