Dienstleistungen

Modernisierung der IT-Infrastruktur bei Edelweiss sorgt für verbesserte Usability und Entlastung der IT-Abteilung

"Es war naheliegend, UPGREAT als Partner für die Umstellung zu wählen. Wir sind langjähriger Kunde, daher konnten wir auf eine reibungslose Zusammenarbeit aufbauen, ausserdem wusste UPGREAT sofort, worauf es uns bei diesem Projekt ankommt. Darüber hinaus kannten sie unser System und konnten so alles schnell und effizient umsetzen, ohne dass Kinderkrankheiten ausgebügelt werden mussten."

Stefan Graf, Head of IT, Edelweiss

Business IntelligenceAusgangslage

  • Als führende Schweizer Ferienfluggesellschaft hat Edelweiss den Anspruch, den Wünschen ihrer Kunden stets gerecht zu werden und jederzeit den besten Service zu bieten
  • Dazu braucht es Engagement, Aufmerksamkeit, Liebe zum Detail und natürlich auch die passende Infrastruktur
  • Im Bereich IT war letztere bereits in die Jahre gekommen, daher musste eine moderne Lösung gefunden werden sowie ein Partner, der diese zeitnah und entsprechend der Anforderungen umsetzt

Methode Lösung

  • Für rund 250 Rechner musste eine neue Windows-Version angeschafft werden. Mit einer einfachen Umstellung auf Windows 10 war es nicht getan, denn eine Reihe von Legacy-Anwendungen mussten in das neue System überführt werden
  • Darüber hinaus sollten auch neue Anwendungen wie etwa OneDrive für die Clients bereitgestellt werden, um die Arbeit insgesamt effizienter zu gestalten
  • Die Suche nach einem Partner, der diese Anforderungen umsetzen kann, gestaltete sich sehr unkompliziert, denn UPGREAT leistete bereits seit mehreren Jahren den Support für die Clients
  • Am Anfang stand eine umfassende Planung, um mögliche Unklarheiten von vorneherein auszuschliessen
  • Zunächst erfolgte eine Überprüfung in einer Testumgebung, dann stand ein breit angelegter Test bei Edelweiss an, um die neuen Clients auch unter realen Bedingungen auf die Probe stellen zu können
  • Darauf folgte die Überführung ins operative Geschäft, die dank der weitreichenden Tests ohne Komplikationen verlief

Bericht ReportNutzen

  • Die Modernisierung der Clients machte sich unmittelbar in den täglichen Arbeitsabläufen bemerkbar
  • Die Mitarbeitenden profitieren von der verbesserten Usability des Systems und der Anwendungen. Mit OneDrive steht ihnen ein vielseitiger und leistungsstarker Dienst zum Austausch von Daten und Informationen zur Verfügung, der auch das dezentrale Arbeiten deutlich erleichtert
  • Für die IT-Abteilung von Edelweiss war die Umstellung ebenfalls eine grosse Entlastung, denn dank des durchdachten Konzepts lassen sich Routineaufgaben nun wesentlich schneller oder sogar automatisiert erledigen
  • Der gewählte Zeitpunkt der Umstellung erwies sich als sehr günstig. So konnten die Mitarbeitenden im Frühjahr 2020 ohne Unterbrechung ins Homeoffice starten

Ausgezeichnet Tipps

Edelweiss

Edelweiss ist die führende Schweizer Ferienfluggesellschaft und fliegt mit einer Flotte von 16 Flugzeugen die schönsten Traumziele der Welt an. Die Airline sorgt zuverlässig für eine angenehme und unbeschwerte Reisezeit zum Ferienziel und kümmert sich mit Engagement und Herzlichkeit um die Sicherheit und das Wohl der Gäste. Edelweiss ist eine Schwestergesellschaft von Swiss International Air Lines (SWISS) und Mitglied der Lufthansa Group.

Edelweiss

Dienstleistungen

Zufriedenstellendes Erlebnis und Kostenreduktion mit Telefonie von Microsoft Teams

Business IntelligenceAusgangslage

Die SwissGlobal Language Services AG setzte bis anhin bei der täglichen Arbeit auf eine VOIP Telefonanlage und eine CTI-Applikation. Die Applikation funktionierte eher schlecht und der Kundenservice war nicht zufriedenstellend.

SwissGlobal verfügte bereits über einen Microsoft 365 Tenant mit Microsoft-Lizenzen und Office-Applikationen. Microsoft Teams wurde intern vor allem als Chat-Tool eingesetzt und sollte mit diesem Schritt als zentrale Kommunikations- und Kollaborationslösung ausgebaut werden.

Die SwissGlobal Language Services AG besitzt mehrere Tochterunternehmen, die ebenfalls komplett auf die Microsoft Teams Telefonie setzen möchten. SwissGlobal arbeitet vollständig in einer Citrix-Umgebung, die von einem ISO 27001 zertifizierten IT-Dienstleister betrieben wird.

SwissGlobal verfügt über einen professionellen IT-Dienstleister, mit dem sie zufrieden ist. Dieser besass jedoch noch zu wenig Know-how betreffend der Telefonielösung von Microsoft Teams. Deshalb hat SwissGlobal UPGREAT aufgrund ihres Leistungsausweises im Bereich der Microsoft Teams Telefonie kontaktiert und nach einem unverbindlichen Beratungsgespräch den Migrationsauftrag bei ihr platziert. UPGREAT hat die technische Umsetzung und Migration in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden sowie ihrem IT-Dienstleister durchgeführt.

Methode Lösung

Die Einrichtung von Callflows, Ringrufen und das Setzen von Bürozeiten resp. Ansagen bei Anrufen ausserhalb der Bürozeiten sind in Microsoft Teams bereits im Standardangebot enthalten. Um auf alle Funktionen zugreifen zu können und die Möglichkeit zu erhalten, aus dem Outlook-Adressbuch zu wählen und Voicemails zu nutzen, müssen die Mailboxen in Exchange Online vorhanden sein.

Als Arbeitsgeräte dienen in erster Linie der Microsoft Teams Client und die Smartphone App. Die Softphones können mittels Headsets komfortabel eingesetzt werden.

Aktuelle Microsoft Teams Versionen mit Audio- und Videotelefonie funktionieren auch in einer Citrix-Umgebung. UPGREAT selbst betreibt in ihrem Rechenzentrum auch Citrix-Umgebungen, diverse daran angeschlossene Kunden setzen Microsoft Teams erfolgreich für die interne und externe Kommunikation ein.

Die Funktionalitäten und gewünschten Callflows sowie die Lösung mit dem Einsatz von temporären Testnummern konnten bereits vor dem GoLive in einem Testbetrieb geprüft und beurteilt werden. Nach erfolgreicher Beendigung des Testbetriebs wurden die Telefonnummern portiert. Inzwischen ist die Telefonielösung von Microsoft Teams bei den zufriedenen Kunden im Einsatz.

Bericht ReportNutzen

Mit dem Wechsel auf Microsoft Teams als zentrales Kommunikationstool inklusive externer Telefoniemöglichkeit und einem Wechsel des Telefonproviders zu Peoplefone wurden die ursprünglichen Schwächen adressiert und in ein zufriedenstellendes Erlebnis umgewandelt – inkl. einer nachhaltigen Reduktion der Telefoniekosten.

Nach erfolgreicher Migration wurden auch die Tochterunternehmen der SwissGlobal Language Services AG die Telefonieanlage migrieren.

Swiss Global Language Services AG

Die SwissGlobal Language Services AG, eine Sprachdienstleisterin mit Sitz in Baden, entwickelt, im-plementiert und optimiert Lösungen rund um die mehrsprachige Kommunikation.

Seit 2016 zeichnet sich SwissGlobal als verlässlicher Partner für Firmen aus den unterschiedlichsten Branchen aus. Ihr Fokus liegt auf qualitativ hochwertigen Übersetzungen und Textdienstleistungen mit höchsten Sicherheitsstandards.

SwissGlobal Language Services AG

Dienstleistungen

Neue gemanagte IT-Infrastruktur hilft Läderach bei der internationalen Expansion

«UPGREAT hat uns begeistert, die Kooperation fand stets auf Augenhöhe statt und unsere Mitarbeitenden sind sehr zufrieden mit der schnellen und kompetenten Betreuung.»

Robert Medimorec, Direktor Supply Chain und IT, Läderach (Schweiz) AG

Business IntelligenceAusgangslage

  • Alle IT-Systeme, von der Hardware bis zu spezialisierten Anwendungen wurden von der IT-Abteilung von Läderach betreut.
  • Mit der geplanten Expansion wurde die IT-Abteilung vor Probleme gestellt, da die Arbeitsbelastung die Kapazitäten der Abteilung übersteigen würden
  • IT-Infrastruktur musste im Zuge der internationalen Expansion vereinheitlicht werden
  • Interne IT-Abteilung soll sich auf Kernkompetenzen konzentrieren und ein externer Partner sollte die IT-Infrastruktur und den Support übernehmen

Methode Lösung

Bericht ReportNutzen

  • Expansion wurde ermöglicht und das IT-Team von Läderach entlastet
  • Schnelle und exakte Umsetzung dank sehr guter Absprache mit UPGREAT
  • Durch Outsourcing erhält Läderach Zugriff auf das Fachwissen von absoluten Experten und fängt nicht bei null an
  • Zusammenarbeit über das gesamte Projekt hinweg sehr produktiv
  • Kostenvorteile durch die angesetzte Standardisierung und geplante Auslagerung in die Cloud

Ausgezeichnet Tipps

  • Partner auf Augenhöhe suchen, der leistet, was er verspricht. Dies ist entscheidend, um die Basis für eine gute Zusammenarbeit zu schaffen.
  • Klare Absprachen bezüglich der Leistungen schaffen die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit

Läderach (Schweiz) AG

«Läderach – the chocolate family» steht seit 1962 für hochwertigste handgefertigte Schweizer Schokolade- und Konfektspezialitäten. Das Familienunternehmen mit gruppenweit über 1000 Beschäftigten hat seinen Hauptsitz im Kanton Glarus in der Schweiz. Seit September 2012 stellt Läderach die Schokoladenmasse in der eigenen Produktionsstätte selbst her und garantiert somit als einer der wenigen Premiumanbieter eine nachhaltige Qualität von der Kakaobohne bis zum Endprodukt.

Das Unternehmen produziert in der Schweiz. Die handwerklich hergestellten Premiumprodukte werden in über 80 eigenen Chocolaterien mit Verkaufsstandorten in der Schweiz, Deutschland, Grossbritannien, USA und Kanada, sowie über Vertriebspartner im Nahen Osten und in Asien angeboten. Die Halb- und Fertigfabrikate finden weltweiten Absatz vor allem bei Fachkunden in der gehobenen Hotellerie und Gastronomie.

Läderach (Schweiz) AG

Dienstleistungen

ICT Full Outsourcing Plattform

«Für das geforderte breite Know-How des Partners können wir bestätigen, dass UPGREAT strategisch im Bereich der Businessprozesse und Applikationen als auch in der Infrastruktur Lösungen und Know-How anbietet und stetig ausbaut. Die Stiftung FAR ist mit dieser neuen Plattform für die Zukunft bestens gerüstet. So sollen später auch die Business-Lösungen auf Basis SharePoint und Dynamics 365 CRM weiter ausgebaut werden.»

Mirko Knief, Stv. Geschäftsführer Stiftung FAR

Die Arbeitnehmenden im Bauhauptgewerbe sind täglich körperlichen Belastungen ausgesetzt. Um ihnen eine vorzeitige Pensionierung zu ermöglichen, wurde ein Gesamtarbeitsvertrag für den flexiblen Altersrücktritt im Bauhauptgewerbe (GAV FAR) unterzeichnet. DieStiftung FARsetzt den flexiblen Altersrücktritt im Bauhauptgewerbe ab dem 60. Lebensjahr um.

Im angebotenen Full-Outsourcing ist der Stiftung FAR einoptimales Kosten/Nutzen-Verhältnis, ein zentraler Supportsowie Flexibilität und Skalierbarkeit wichtig. Realisiert wurdeeine Cloud Lösung. Sie setzt sich zum einen aus den Servicesaus der Schweizer Cloud von UPGREAT und den Public Servicesvon Microsoft mitMicrosoft 365zusammen. Die kompletten Prozesse der Stiftung FAR legen nahe,dass es in der Zukunft Anpassungen in der IT-Infrastrukturund in den Prozessen sowie den Schnittstellen geben wird.Aus diesem Grunde wurde ein Partner gesucht, der die Geschäftsstelle der Stiftung FAR auch in den Bereichen ausserhalbder reinen IT Infrastruktur und des Betriebes unterstützenkann.

Stiftung FAR

Dienstleistungen

Digitalisierung der Services und Produkte mit Microsoft SharePoint

«Bei der Zusammenarbeit mit dem Projektleiter Bernhard Schneider von UPGREAT schätzen wir es sehr, dass wir unsere Probleme schildern können und er in Lösungen denkt.»

Markus Bammert, IT Leiter nspm

nspm bietet Medical Writing, strategische Unternehmens- und Marketingdienstleistungen sowie Eventmanagement für die pharmazeutische Industrie.

Die Plattform LIMES unterstützt direkt die Arbeitsabläufe der nspm, indem Informationen und Dokumente zu Services und Projekten strukturiert gespeichert werden können. Dabei profitiert nspm von der Vielfalt der Funktionen von SharePoint und den Erweiterungen der skybow solution accelerators. Zusätzlich sind im LIMES die Ablage von administrativen Dokumenten, das Beantragen von Ferien, Telefonlisten oder Unternehmensnews untergebracht. nspm braucht sich so keine Sorgen zum Betrieb zu machen und kann sich ganz auf die Inhalte und deren Weiterentwicklung konzentrieren.

nspm

Dienstleistungen

Office 365 Rekrutierungstool beschleunigt Bewerbungsprozess

«Innovation mit konstanter Verbesserung und mit der Digitalisierung schritthalten waren die Antreiber unseren Rekrutierungsprozess zu digitalisieren. Der Schlüssel war, nicht nach der besten Rekrutierungssoftware zu suchen, sondern danach, wie der Rekrutierungsprozess passend auf die Hiltl AG automatisiert werden kann. UPGREAT lag mit dem Ansatz, die Lösung auf Microsoft 365 zu entwickeln, richtig. Überdies betrugen die Kosten für das Tool einen Bruchteil eines gängiges HR Rekrutierungsprogrammes. „Wie mit einem warmen Messer durch Butter schneiden“ so verlief das Projekt einwandfrei und ohne nennenswerte Stolpersteine.»

Daniel Krigl, HR Leiter Hiltl AG

Business IntelligenceAusgangslage

  • Wir erhalten viele Bewerbungen. Die Herausforderung ist, die Potenziale zu erkennen.
  • Ein zentraler E-Mail-Eingang empfing alle Bewerbungen, welche anschliessend im Outlook von HR und Teamleitern bewirtschaftet wurde.
  • Es fanden viele individuelle Abstimmungen statt und die fehlende Übersicht über die Selektionsvorgänge führte teils zu Verzögerungen.
  • Der manuelle Versand aller Interview-Einladungen sowie die Zustellung der Zu- oder Absagen haben die Personalressourcen zu stark gebunden.

Methode Lösung

  • Für den Empfang und die Ablage aller Bewerbungsdossiers, den Informationsaustausch zwischen HR und den Teamleitern und dem E-Mailversand an Bewerber/innen wurde auf der Microsoft Cloud mit Microsoft 365 eine SharePoint-Umgebung implementiert.
  • Aus Microsoft AppSource wurden zur Anzeige der Personal-Dossiers, zur Verwaltung der Workflows und für die Schnittstelle für den E-Mailversand Standard-Module konfiguriert.
  • Ein Web-Formular dient zur Erfassung von Online-Bewerbungen und erstellt interne Dossiers.
  • Die Versandsteuerung von allenE-Mails erfolgt direkt aus dem Rekrutierungstool heraus.
  • Basierend auf Vorlagen, können Bewerber-Notifikationen jederzeit als E-Mail ausgelöst werden.
  • Die Interviewplanung ermöglicht die interne Koordination inklusive Synchronisation ins Outlook und Einladung aller Teilnehmer.

Bericht ReportNutzen

  • Der Rekrutierungsprozess ist schneller und effizienter geworden, es sind weniger „Handgriffe“ und Prozessschritte nötig, es gibt weniger Missverständnisse und es bleibt mehr Zeit, um Bewerbungen zu sichten.
  • Personalressourcen in der HR-Abteilung können durch die Effizienzsteigerung anderweitig genutzt werden.
  • Jede/r Bewerber/in erhält zeitnah eine Antwort und der Datenschutz von Personendaten ist gewährleistet.
  • Die Nutzung vorhandener Microsof t365 Lizenzen und geringe Entwicklungskosten führen zu einer Einsparung von zwei Drittel gegenüber den Kosten eines auf dem Markt erhältlichen Rekrutierungsprogramms.
  • Eingang, Sichtung und Entscheide für jede Bewerbung sind zentral und nachvollziehbar abgelegt.
  • Probetage können einfach organisiert und ausgewertet werden.
  • Sämtliche Änderungen werden laufend protokolliert.
  • Die Eintritts-Checkliste erlaubt einen sehr effizienten Onboarding- Prozess.

Ausgezeichnet Tipps

  • Das Vertrauen auf eine Plattform eines grossen Anbieters zu setzen wird belohnt: Die Module zur Zusammenarbeit sind ausgereift und mit Microsoft 365 sind die Vorteile der Digitalisierung signifikant. Es geht nicht mehr darum, die analoge Welt zu „elektrifizieren“, sondern dank der Technologie neuartig über zentrale Lösungen zu arbeiten.
  • Microsoft Teams ist ein zentrales Hilfsmittel geworden; es gibt kein Grübeln mehr wo was abgelegt ist; alles kann im Chat nachgelesen werden.
  • Im digitalen Unternehmenswandel eignet sich der partizipative Führungsstil: Die aktive Delegation der operativen Projektführung lässt Lösungen entstehen, die hohen Nutzen und Akzeptanz aufweisen.
  • Ein unabhängiger und ganzheitlicher IT-Partner wie UPGREAT kennt die Fähigkeiten unterschiedlicher Technologien und programmiert notwendige Schnittstellen an Umsysteme, um Medienbrüche zu verhindern.

Hiltl AG

1898 gegründet, ist Hiltl laut «Guinness World Records» das älteste vegetarische Restaurant der Welt. Heute wird das Ur-Zürcher Unternehmen mit rund 300 Mitarbeitenden aus über 80 Nationen in vierter Generation durch die Familie Hiltl geführt: mit gesundem Genuss, gastronomischer Leidenschaft und in Verantwortung gegenüber vielfältiger Schöpfung von Mensch, Tier und Natur.

Im Stammhaus an der Sihlstrasse im bedientem À la Carte-Restaurant mit Buffet, Bistro, Take Away, Seminarräumen, der Hiltl Vegimetzg mit der ersten vegetarischen Metzgerei der Schweiz sowie der Hiltl Akademie, dem Kompetenzzentrum für vegetarischen und veganen Genuss, genauso wie ausserhalb vom Haus Hiltl: in der Pflanzbar im Blumen Krämer beim Paradeplatz, der Dachterrasse im PKZ Women an der Bahnhofstrasse, in der Sihlpost am Europaplatz beim Hauptbahnhof, an der Zürcher Langstrasse und im Sommer in zwei Badi-Restaurants am Zürichsee. An Wochenenden tanzt man im Stammhaus im Hiltl Club durch die Nacht.

Hiltl AG

Dienstleistungen

Vollständiges Outsourcing in die UPGREAT Swiss Cloud

«Wir haben uns am Freitag ins Wochenende verabschiedet, und als wir am Montag ins Büro kamen, lief alles. Ich muss UPGREAT da wirklich ein grosses Lob aussprechen, denn eine so reibungslose Umstellung ist keineswegs selbstverständlich.»

Roland Köchli, Partner Altenburger Ltd legal + tax

Business Intelligence Ausgangslage

  • Eine leistungsfähige IT-Infrastruktur ist heutzutage für Unternehmen unverzichtbar – aber bei Altenburger Ltdlegal + tax, einer international tätigen Anwaltskanzlei, kamen noch einige weitere Anforderungen hinzu, die eineUmstellung der IT erschwerten.
  • Wie in vielen Unternehmen, war auch bei Altenburger die IT über die Jahre gewachsen und mit der Zeit stetig erweitert worden. Das führte zu einer sehr heterogenen IT-Landschaft, die für die anstehenden Aufgaben zwar ausreichend, aber noch nicht ideal war.
  • Zusammen mit UPGREAT hat Altenburger die vorhandenen Programme analysiert und Alternativen geprüft, um überall auf den neuesten Stand zu kommen und selten genutzte Programme auszusortieren. Ausserdem musste die in die Jahre gekommene Hardware ersetzt werden.

Methode Lösung

  • Die IT-Infrastruktur musste nicht nur harmonisiert – zusätzlich sollte mit der Umstellung der IT maximale Mobilität für die Anwälte erreicht werden, da Altenburger Büros in Zürich, Genf und Lugano hat.
  • Die Anwälte sollten in der Lage sein, jederzeit und überall zu arbeiten.
  • Bei Altenburger lagern Fallakten und sensible Kundendokumente aus mehreren Jahrzehnten anwaltlicher Arbeit. Dementsprechend kam nur eine Migration in die Cloud in Frage, bei der höchste Standards in puncto Sicherheit einzuhalten waren.

Bericht Report Nutzen

  • Mit dem vollständigen Outsourcing in die UPGREAT Swiss Cloud war eines der grundlegenden Probleme gelöst – die Lagerung der Daten in der Schweiz.
  • Dank umfassender Schutzmassnahmen, unter anderem gegen Umweltereignisse und unerlaubten Zugriff, sowie einer regelmässigen Überprüfung durch unabhängige Kontrolleure ist sichergestellt, dass die sensiblen Daten nicht verloren gehen oder in die falschen Hände geraten.
  • Die Kanzlei kann jederzeit auf die Daten zugreifen – die Anwälte sind nicht länger ortsgebunden, sondern können rund um die Uhr und an jedem Ort ohne Probleme ihrer Tätigkeit nachgehen.

Ausgezeichnet Tipps

  • Bei einer so umfassenden Umstellung der IT lassen sich Schwierigkeiten oder unerwartete Störungen kaum vermeiden - allerdings ist es entscheidend, dass diese schnell gelöst werden. Trotz der Arbeit an der IT darf das Tagesgeschäft nicht beeinträchtig werden.
  • Ein unabhängiger und ganzheitlicher IT-Partner wie UPGREAT kennt die Fähigkeiten unterschiedlicher Technologien und kann so die passende Lösung bereitstellen.

Porträt Altenburger

Altenburger Ltd legal + tax ist eine Schweizer Anwaltskanzlei mit Büros in Zürich, Genf und Lugano, die seit 1978 ihre Kompetenz und Anerkennung im Bereich des internationalen Wirtschaftsrechts kontinuierlich ausbauen konnte. Die Mitarbeitenden der Kanzlei haben sich in verschiedenen Bereichen Spezialkenntnisse erarbeitet – so ist die Kanzlei bereits seit Jahrzehnten für ihre Kompetenz in Steuerfragen bekannt. Die Anwälte und Experten verfügen aber auch über reiche Erfahrung in den Bereichen M&A, des Gesellschafts-, Banken- und Versicherungsrechts sowie über spezielles Know-how im Immobilienrecht. Zudem sind sie sehr aktiv im Bereich der Dispute Resolution. So ist Altenburger Ltd legal + tax in der Lage, die Klienten ihren Bedürfnissen entsprechend zu beraten und ihnen massgeschneiderte Lösungen anzubieten.

Altenburger Ltd legal + tax

Bauwesen

Zurück zu Microsoft 365: Kommunikation und Collaboration an einem Ort

«Mit einem Wechsel zu Microsoft 365 konnten gleich mehrere Herausforderungen adressiert und die Zufriedenheit der Mitarbeiter gesteigert werden. Mit der neuen Informationsplattform werden die Geschäftsprozesse für jeden einsehbar und nachvollziehbar. Zuverlässig, termingerecht und kreative Ideen: so hilft uns UPGREAT, bessere Entscheidungen zu fällen.»

Marco Gallo, IT Leiter, Zindel United

Business IntelligenceAusgangslage

Methode Lösung

  • Die Migration von Gmail ins Outlook wurde mit einer Hand voll Benutzern pilotert, welche später zu Key-Usern für die restlichen Mitrarbeitenden wurden
  • Die bestehende Fileablage wurde von Google Drive nach SharePoint Online migriert
  • Als zentrale Komponente für Kommunikation und das Projektgeschäft wird
    Microsoft Teams eingesetzt
  • Business Applikationen wurden mit Solution Studio von skybow umgesetzt und sind über SharePoint resp. Teams zugreifbar
  • Einsatz von Power BI: Konsolidierte Sicht auf Unternehmenszahlen aller Firmen aus unterschiedlichen Buchhaltungen aller Gesellschaften

Bericht ReportNutzen

  • Mail-Verkehr hat sich reduziert
  • Kommunikation weniger "formell" im Teams, sachlicher, zielorientiert
  • Video-Konferenz mit Kunden/Lieferanten, je nach Sitzungsinhalt
  • Standard von Office/Büro-Applikationen, kein Export, Desktop-Variante bietet mehr
  • Prozesse anstossen im Intranet, mehrere Publisher, wöchentliche Infos vom CEO zum ganzen Betrieb
  • Supportkosten bei Microsoft 365 sind geringer

Ausgezeichnet Tipps

  • Pilotphase und Key-User Konzept
  • Schulungskonzept, damit die Mitarbeitenden mit den neuen Tools und der Umgebung vertraut werden
  • Prozessabläufe müssen bekannt und vor der Migration festgehalten und abgebildet werden, z.B. über ein Kernteam
  • Kernteam mit Power-Usern bilden
  • Klare Absprachen bezüglich der Leistungen schaffen

Zindel United

Zindel United gehört zu einer erfolgreichen, innovativen Unternehmensgruppe mit einer langen Tradition in den Bereichen Planung und Ausführung von Spezialtiefbau bis zu Hochbau und Ressourcen wie Kies und Beton, sowie dem Recycling von Baustoffen und Pflanzenkohle. Die Marke steht für die Erfahrung aus acht Generationen Bautätigkeit und für die Werte die unser Handeln bestimmen. Wir blicken stolz auf unsere reiche Geschichte und freuen uns auf die Aufgaben der Zukunft.

Zindel United

Bauwesen

Starken SharePoint Partner gefunden

«Die WALO-Gruppe schätzt die umfassende Kompetenz der Spezialisten von UPGREAT.»

Giuseppe Gioiello Leiter Informatik WALO-Gruppe

UPGREAT wird strategischer SharePoint Partner für die WALO-Gruppe. Qualität, Kompetenz und hochmotivierte Mitarbeitende – das bietet das drittgrösste Bauunternehmen des Landes seinen Kunden und das erwartet die WALO-Gruppe auch von seinen Partnern.

Die Baufirma suchte nach einem IT-Unternehmen, das ihnen zukunftssichere Lösungen für den Aufbau ihres Information-Managements liefern kann. UPGREAT bringt nicht nur kompetente SharePoint Experten und Leistung auf höchstem Niveau, sondern überzeugte im Workshop wie in der Zusammenarbeit mit konkreten Konzepten und einer starken Strategie.

Die WALO-Gruppe braucht vor allem Lösungen, welche die unterschiedlichen Anforderungen der beiden Stakeholder IT und Business erfüllen können. Konkret heisst das, IT will einen Partner, der die richtigen Lösungen schnell aufbringen kann, während das Business die bisherige File-Ablage ablösen und im SharePoint Informationen finden statt suchen will.

Die von UPGREAT entwickelte neue Plattform soll nun die effiziente Zusammenarbeit innerhalb der WALO-Gruppe ermöglichen. Um seinem neuen Partner Investitionssicherheit zu geben, baut UPGREAT die Plattform offen für die Zukunft. So wird nicht nur der File-Share Aufwand abgebaut, es sollen auch Workflows, Intranet und Dossiers verbessert werden.

Walo Gruppe

Bauwesen

ICT Full Outsourcing Plattform

«Für das geforderte breite Know-How des Partners können wir bestätigen, dass UPGREAT strategisch im Bereich der Businessprozesse und Applikationen als auch in der Infrastruktur Lösungen und Know-How anbietet und stetig ausbaut. Die Stiftung FAR ist mit dieser neuen Plattform für die Zukunft bestens gerüstet. So sollen später auch die Business-Lösungen auf Basis SharePoint und Dynamics 365 CRM weiter ausgebaut werden.»

Mirko Knief, Stv. Geschäftsführer Stiftung FAR

Die Arbeitnehmenden im Bauhauptgewerbe sind täglich körperlichen Belastungen ausgesetzt. Um ihnen eine vorzeitige Pensionierung zu ermöglichen, wurde ein Gesamtarbeitsvertrag für den flexiblen Altersrücktritt im Bauhauptgewerbe (GAV FAR) unterzeichnet. DieStiftung FARsetzt den flexiblen Altersrücktritt im Bauhauptgewerbe ab dem 60. Lebensjahr um.

Im angebotenen Full-Outsourcing ist der Stiftung FAR einoptimales Kosten/Nutzen-Verhältnis, ein zentraler Supportsowie Flexibilität und Skalierbarkeit wichtig. Realisiert wurdeeine Cloud Lösung. Sie setzt sich zum einen aus den Servicesaus der Schweizer Cloud von UPGREAT und den Public Servicesvon Microsoft mitMicrosoft 365zusammen. Die kompletten Prozesse der Stiftung FAR legen nahe,dass es in der Zukunft Anpassungen in der IT-Infrastrukturund in den Prozessen sowie den Schnittstellen geben wird.Aus diesem Grunde wurde ein Partner gesucht, der die Geschäftsstelle der Stiftung FAR auch in den Bereichen ausserhalbder reinen IT Infrastruktur und des Betriebes unterstützenkann.

Stiftung FAR

Bauwesen

Eigene digitale Zukunft geplant

"Microsoft 365 bietet fast zu viele Möglichkeiten. Da ist es gut einen Partner zu engagieren, der die Erfahrung für den Wechsel in die Cloud einbringt, sowohl technisch wie menschlich."

Rainer Müller, IT Supporter föllmi ag

Seit 80 Jahren trägt dieföllmi ag Bauunternehmung zum Aufbau der Region zwischen Zürichsee und Innerschweiz bei. Mit 150 Mitarbeitenden bildet föllmi ein Team, dass alle Stärken vereinigt.

In einem Analyse-Workshop half UPGREAT bei der Ausgestaltung einer Roadmap, die das erfolgreiche Bauunternehmen schrittweise in die Anwendungen von Microsoft 365 überführt.

Föllmi AG

Bauwesen

Auslagerung der IT ermöglicht moderne Arbeitsweise

«Wir sind ein Unternehmen, bei dem Profit und Wachstum nicht über allem stehen. Wir setzen vor allem auf ein nachhaltiges Wirtschaften und auf einen respekt- und vertrauensvollen Umgang mit unseren Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden. Genau diese Unternehmenskultur haben wir bei UPGREAT ebenfalls erlebt und das war es, was uns letztlich dazu bewogen hat, uns für UPGREAT zu entscheiden.»

Christian Hartmann, Leiter Finanzen BW Generalbau AG

Die BW Gruppe lagert gesamte IT in die UPGREAT Swiss Cloud aus und setzt damit den technologischen Grundstein zur Digitalisierung. Zur BW Gruppe mit knapp 300 Mitarbeitenden zählen die die BWT Bau AG, die BW Generalbau AG und die Cassista AG. Die Unternehmen decken den ganzen Immobilienzyklus ab. Bei sämtlichen Aktivitäten des Unternehmens spielt Nachhaltigkeit eine wichtige Rolle, denn nur so lassen sich – sowohl beim Bau als auch bei der Geschäftstätigkeit – gut und auf lange Sicht nutzbringende Ergebnisse erzielen.

Im Rahmen eines IT-Reviews waren verschiedene Schwachstellen in der IT-Infrastruktur festgestellt worden, die die Arbeit innerhalb der Unternehmen erschwerten. Daraufhin wurde der Entscheid für eine vollständige Auslagerung der IT gefällt.

Dem Unternehmen steht jetzt nun mit dem Full-Managed-Service von UPGREAT eine leistungsstarke IT-Plattform zur Verfügung, die ein automatisiertes Client-Management beinhaltet, sodass der Zugriff für die Nutzer besonders unkompliziert ist und standortunabhängig erfolgen kann. Zudem bietet die Plattform mit Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und weiteren Massnahmen einen ausgezeichneten Schutz der Unternehmensdaten. Dank fester Support-Zeiten ist immer ein Ansprechpartner vorhanden, falls einmal Probleme auftreten sollten. UPGREAT kümmert sich ausserdem um die Wartung und Aktualisierungen, sodass die BW Gruppe stets auf eine nachgeführte und leistungsstarke Plattform zurückgreifen kann.

BW Gruppe

Bildung

Qualität mit SharePoint digitalisiert

Business Intelligence Ausgangslage

  • Das ZAG setzt auf Qualität im Schulbetrieb und führte dazu die Systematik von Quintessenz-Qualität GmbH ein.
  • Qualität sichtbar, beschreibbar, überprüfbar und systematisch messbar gemacht.

Methode Lösung

  • Strukturiertes und effizientes Arbeiten dank digitaler Ablage.
  • SharePoint kann beliebig erweitert werden.
  • Die digitale Ablage hilft beim strukturierten und effizienten Arbeiten und bietet entsprechende Orientierung.
  • Alle wichtigen Informationen jederzeit schnell auffindbar
  • Vorgegebene Struktur der Systematik schafft Klarheit und Transparenz.

Porträt ZAG

Das Zentrum für Ausbildung im Gesundheitswesen (ZAG) setzt Qualität im Schulbetrieb mit der Methodik von Quintessenz-Qualität GmbH um. UPGREAT bietet mit einer SharePoint-basierten Lösung die passende digitale Umsetzung.

Am ZAG in Winterthur studieren zurzeit circa 2'500 Personen. Das ZAG steht für zeitgemässe, zukunftsorientierte Aus- und Weiterbildung im Gesundheitsbereich.

Eine herausragende Qualitätsleistung eines Unternehmens ist das Ergebnis einer hohen Kohärenz der strukturellen, systemischen Faktoren gepaart mit den menschlichen, persönlichen Komponenten. In der Beratungstätigkeit legt Quintessenz-Qualität den Fokus auf diese Essenz der Qualität.

Zentrum für Ausbildung im Gesundheitswesen Kanton Zürich

Energie

Microsoft SharePoint Lösung

«Besonders hervorzuheben an Prontobook ist die Einfachheit, der schnelle Zugriff auf Unterlagen, das gute Zurechtfinden und die Schnelligkeit vom System.»

Sven Herzog, Regionalleiter und Anwender von Prontobook.

Business Intelligence Ausgangslage

  • Über 260 Coop Pronto mit oder ohne Tankstelle
  • Jedes Jahr zwischen 10-15 neue Coop Pronto mit oder ohne Tankstelle
  • Abbildung und Optimierung von internen Prozesse
  • Controlling und Nachvollziehbarkeit der Geschäftsprozesse

Methode Lösung

  • Coop Mineraloel nutzt SharePoint für die Zusammenarbeit mit Pronto-Shop
  • Beratung, Projektleitung und Konzeption
  • Intelligente Business Plattform
  • Neues System Prontobook löst die File-Server ab
  • Zentrale Abbildung diverser Prozesse
  • Fest definierte Workflows eingeführt, damit die Schnittstellen besser gemanaged und Doppelspurigkeiten aufgedeckt werden können

Abgeleitet aus einem strategischen Programm suchte Coop Mineraloel eine Lösung, um Systeme und Prozesse zu optimieren und die Zusammenarbeit über die Abteilungen zu vereinfachen. Für Coop Mineraloel war es besonders wichtig, dass die Verkaufs- und Regionalleiter sich auf Ihre Haupttätigkeit konzentrieren können. Mit dem neuen System Prontobook wurden die File-Server abgelöst und das Business kann jetzt die Prozesse zentral abbilden. Fest definierte Workflows helfen, die Schnittstellen besser zu managen und Doppelspurigkeiten aufzudecken.

Das Prontobook läuft auf Microsoft SharePoint. Die vorkonfektionierten SharePoint Erweiterungen halfen, die Entwicklungszeit stark zu reduzieren. Damit können ähnliche Anwendungsfälle schneller und in immer gleicher Qualität umgesetzt werden. Darin eingebettet ist ein Model Editor , welcher hilft in Kombination mit der Konfigurierbarkeit von SharePoint , mittels einfachem Klicken, statt aufwendigem Programmieren, die gewünschten Dossiers, Collaboration-Räume, Workflows und Anwendungen zu modellieren.

Coop Mineraloel AG

Finanzwesen

Einheitliche und moderne Microsoft Teams Telefonie-Lösung

«Das Team von UPGREAT hat uns unkompliziert und professionell bei der Umsetzung dieses Projektes begleitet.»

Mario Contartese, COO, Globalance

Business IntelligenceAusgangslage

  • Die Globalance Bank AG setzte auf eine klassische Telefonielösung. Um eine moderne, zukunftssichere Lösung einsetzen zu können, möchte Globalance Bank AG als neues Telefonie System auf Microsoft Teams Direct Routing setzen.
  • Gemäss Anforderungsbesprechung bestanden geringe Anforderungen an die Telefonie-Möglichkeiten im Sinne Callflows und Anbindungen. Es soll eine qualitativ hochstehende Lösung mit Basisfunktionalitäten und der Möglichkeit zum Call Recording eingesetzt werden.
  • Eine Integration von MS Teams Direct Routing mit Softphones oder allenfalls auch Deskphones kann innert kurzer Zeit umgesetzt und mit einem Proof of Concept mit Testnummern können Qualität und Funktionalität vorgängig getestet werden.
  • Das Call Recording kann im PoC nicht getestet werden,dafür sind weitergehende Einrichtungen mit entsprechenden Kosten seitens Peoplefone notwendig.

Methode Lösung

Bericht ReportNutzen

  • Es ist eine einheitliche Lösung für alle Mitarbeitenden, die einfach auf Laptop oder Mobile zu integrieren ist und keine zusätzlichen Geräte braucht.
  • Die Mitarbeitenden sind immer auf der gleichen Nummer erreichbar, egal ob sie im Büro oder im Homeoffice sind und können die Einstellungen auf Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Das Telefon kann einfach auf eine andere Nummer oder auf die Mailbox umgeleitet werden.

Globalance

Globalance ist eine von Reto Ringger gegründete, eigentümergeführte Schweizer Privatbank, die in Zukunftsthemen mit positivem Footprint investiert. Das sind Anlagen und Unternehmen, die erfolgreich auf die weltweiten Megatrends reagieren und davon profitieren. Mit dem Globalance Footprint® veranschaulicht Globalance als erste Bank weltweit, welche Wirkung das Vermögen auf Wirtschaft, Gesellschaft und Umwelt hat.

Die im 2020 lancierte Informationsplattform Globalance World ist eine digitale, interaktive Weltkugel für nachhaltige Anlagen. Sie baut auf dem 2012 eingeführten Globalance Footprint® auf. Nutzer können sich darüber informieren, welchen Klimapfad ihre Investments aufweisen, in welche Megatrends ihr Vermögen investiert ist und in welchen Ländern ihre Anlagen einen positiven oder negativen Fussabdruck bewirken.

Globalance Bank AG

Gesundheitswesen

Qualität mit SharePoint digitalisiert

Business Intelligence Ausgangslage

  • Das ZAG setzt auf Qualität im Schulbetrieb und führte dazu die Systematik von Quintessenz-Qualität GmbH ein.
  • Qualität sichtbar, beschreibbar, überprüfbar und systematisch messbar gemacht.

Methode Lösung

  • Strukturiertes und effizientes Arbeiten dank digitaler Ablage.
  • SharePoint kann beliebig erweitert werden.
  • Die digitale Ablage hilft beim strukturierten und effizienten Arbeiten und bietet entsprechende Orientierung.
  • Alle wichtigen Informationen jederzeit schnell auffindbar
  • Vorgegebene Struktur der Systematik schafft Klarheit und Transparenz.

Porträt ZAG

Das Zentrum für Ausbildung im Gesundheitswesen (ZAG) setzt Qualität im Schulbetrieb mit der Methodik von Quintessenz-Qualität GmbH um. UPGREAT bietet mit einer SharePoint-basierten Lösung die passende digitale Umsetzung.

Am ZAG in Winterthur studieren zurzeit circa 2'500 Personen. Das ZAG steht für zeitgemässe, zukunftsorientierte Aus- und Weiterbildung im Gesundheitsbereich.

Eine herausragende Qualitätsleistung eines Unternehmens ist das Ergebnis einer hohen Kohärenz der strukturellen, systemischen Faktoren gepaart mit den menschlichen, persönlichen Komponenten. In der Beratungstätigkeit legt Quintessenz-Qualität den Fokus auf diese Essenz der Qualität.

Zentrum für Ausbildung im Gesundheitswesen Kanton Zürich

Gesundheitswesen

CIMS wird für den Ernstfall erprobt

«CIMS hat sich bei dieser Übung bewährt. Es hilft uns Krisensituationen zu bewältigen, in denen verschiedene Auslandsnotrufzentralen eingebunden sind. Ziel ist es, stets die Übersicht über Anzahl von Betroffenen und Angehörigen zu behalten, sowie Verletzte möglichst rasch in die für sie geeigneten Versorgungsstrukturen zu überführen bzw. sie schnell in die Schweiz zurückzubringen.»

Steffen Bohn, Leiter Medizinische Assistance, Medicall AG

Anlässlich einer Stabsrahmenübung testeten am 22. März2017 über 40 Personen die schweizweit erste auf MicrosoftSharePoint basierende teamübergreifende Krisenmanagement-Lösung CIMS (Crisis Information Management Systems).

Während eines simulierten Grossereignisses imAusland prüften die Einsatzleitungen von Allianz WorldwidePartners, CareLink, Medicall und Rega über dreiStunden hinweg, ob CIMS die gestellten Anforderungenerfüllt. Die Zusammenlegung von Informationen in einemvirtuellen Krisenraum half allen involvierten Organisationen.So konnten im Verlauf der Übung verschiedene Mitgliedereiner Familie, welche zunächst in verschiedeneSpitäler eingeliefert wurden, wieder zusammengeführtwerden – gespielt natürlich. Hoffen wir, dass CIMS weiterhinnur bei Übungen zum Einsatz kommt.

Medicall

Öffentliche Verwaltung

Digital/ICT-Strategie für die Stadtverwaltung

«Jetzt versteht man zum ersten Mal, was eine digitale Strategie
eigentlich bedeutet.»

Markus Wanner, Leiter Abteilung Finanzen und Informatik, Stadt Bülach

Die Digitalisierung hat tiefgreifende Auswirkungen auf die Arbeitswelt und wird auch in absehbarer Zukunft immer wieder zu Veränderungen führen. Diesem Umstand müssen sich nicht nur Unternehmen stellen, sondern auch kommunale und kantonale Verwaltungen und Behörden. Die Stadt Bülach hat in diesem Bereich bereits einige wichtige Schritte unternommen. Dem Team um Markus Wanner, Leiter der Abteilung Finanzen und Informatik, und Stadtschreiber Christian Mühletaler wurde allerdings nach und nach klarer, dass eine umfassende Strategie nötig sein würde – ansonsten bestünde die Gefahr, dass die Bemühungen in Richtung Digitalisierung Stückwerk blieben und sich kein ausgewogenes Gesamtbild ergäbe.

Business Intelligence Ausgangslage

In dieser Situation beschlossen die Verantwortlichen, UPGREAT ins Boot zu holen. Als ausgewiesener Experte für kleine und mittlere Unternehmen sowie öffentliche Verwaltungen hatte man mit dem Unternehmen aus Fehraltorf genau den richtigen Partner gefunden. Im Kontakt mit UPGREAT kristallisierte sich sehr schnell heraus, dass die Digital-/ICT-Strategie kein starres Korsett in Form einer Roadmap oder eines Projektumsetzungsplanes sein sollte, sondern vielmehr Leitlinien und Grundsätze vorgibt, anhand derer weitere Massnahmen ausgerichtet werden können. So sollte eine Strategie entstehen, in die neue Elemente und technologische Entwicklungen einfliessen können, die zum Zeitpunkt der Erstellung nicht oder noch nicht relevant waren. Ebenso soll eine fortlaufende Überprüfung und Anpassung der Strategie möglich sein.

Methode Weg zur Strategie

Um bei der Ausarbeitung der Strategie gleich mit den passenden Ansätzen arbeiten zu können, fand zunächst ein Impuls-Workshop mit den Verantwortlichen der Stadt Bülach und den Vertretern von UPGREAT statt. Dabei ging es darum, das Spektrum der Digitalisierung konkret aufzuzeigen und so mögliche Themenbereiche abzustecken. Neben der Organisation rückten dabei zum Beispiel die Themen Arbeitsplatz, Nachhaltigkeit und Sicherheit in den Fokus. Zudem waren Richtlinien und Standards ein wichtiger Teil des Workshops, schliesslich sind öffentliche Verwaltungen vielfach an deutlich strengere Vorgaben gebunden als Unternehmen. Als weitere Leitlinien wurden Einfachheit, Zuverlässigkeit, Wirtschaftlichkeit und Kundenorientierung festgehalten. Bereits in dieser frühen Form konnte die Strategie das Team um Markus Wanner beeindrucken, denn es wurde deutlich, dass die Veränderung durch die Digitalisierung alle betrifft: Unternehmenskultur, Infrastruktur, Kommunikation mit den Bürgern.

In der Folge wurde aus diesen Ideen und Themen bei UPGREAT eine einheitliche und umfassende Strategie entwickelt, die im Rahmen von Workshops mit der Arbeitsgruppe Digitalisierung vertieft wurden. Das Thema lautete „Erleben statt nur Theorie“ – dabei wurden konkrete Ergebnisse und Folgen der Strategie aufgezeigt, sodass sie für alle Beteiligten greifbar wurden. Einhellige Meinung bei den Verantwortlichen der Stadt Bülach war: „Jetzt versteht man zum ersten Mal, was eine digitale Strategie eigentlich bedeutet.“

Bericht Report Umsetzung

Wie sich bereits im Vorfeld abzeichnete, brachte die ICT-Strategie für die Stadt Bülach eine Vielzahl von Neuerungen und Verbesserungen mit sich. Diese beschränkten sich aber bei Weitem nicht auf die digitale Infrastruktur, auch wenn diese natürlich ein wichtiger Faktor ist. So gab es zum Beispiel nun das Ziel, den Arbeitsplatz der Mitarbeitenden ganzheitlich zu gestalten. Das macht die Arbeit effizienter und für die Mitarbeitenden auch deutlich bequemer.

Zudem sind die Leitung und die Mitarbeitenden in Sachen Digitalisierung
deutlich „mündiger“ – die Strategie ist für jeden nachvollziehbar und erleichtert es so, Massnahmen mitzutragen, zu fördern oder sogar anzustossen. Stadtschreiber Christian
Mühlethaler kommentierte die Einführung etwa mit den Worten: „Das ist mein Weihnachtsgeschenk. Es ist das erste Mal, dass ich eine ICT-Strategie wirklich verstehe und daher voll unterstützen kann.“ Auch die Reaktionen der Bürger sprechen eindeutig für den von der Stadt Bülach eingeschlagenen Weg. „Ein mutiger Schritt in Richtung Digitalisierung“, „Es lohnt sich“ und „Ich fühle mich durch die neue Strategie sehr angesprochen“ sind nur einige der Kommentare, die bei der Stadtverwaltung eingingen.

Ausgezeichnet Fazit

Mit ihrer neuen ICT-Strategie ist die Stadt Bülach in der Lage, in allen wichtigen Bereichen anhand einheitlicher Leitlinien und Grundsätze Entscheidungen für die Zukunft zu treffen. Dank der offenen Gestaltung der Strategie werden dabei auch neue Entwicklungen und Bedürfnisse berücksichtigt, zudem erlaubt die Messbarkeit der Massnahmen eine anschliessende Prüfung und Anpassung, sofern das nötig sein sollte. So hat UPGREAT der Stadt Bülach geholfen, die digitale Reise geordnet und gut vorbereitet zu beginnen, sodass sie bestens für die Zukunft aufgestellt ist.

Bülach - Das Zentrum im Zürcher Unterland

Die Vorteile von „ganz auf dem Land“ und „gleich in der Stadt“ verbinden sich in Bülach ideal. Eine hohe Lebensqualität, unverfälschte Natur, breite Angebote für Arbeit, Bildung, Freizeit, Gesundheit und Wohnen, die gute Verkehrserschliessung und die Nähe zum Flughafen sind Merkmale der Stadt. Mit über 21 000 Einwohnerinnen und Einwohnern ist Bülach auch Hauptort des gleichnamigen Bezirks und erbringt verschiedene Dienstleistungen für die Region.

Stadt Bülach

Öffentliche Verwaltung

Digitale Akten und Prozesse

Business Intelligence Ausgangslage

Die Stadtverwaltung St.Gallen muss das historische Erbe für zukünftige Generationen aufbewahren und zusätzlich die gesetzlichen Anforderungen an die Dokumentenverwaltung erfüllen. Um die Unmengen an elektronischen Daten mit einem Lebenszyklus Management im Sinne der Richtlinien für Aktenführung (GEVER) verwalten zu können, werden folgende Anforderungen erfüllt:

  • Einhaltung der Gesetzgebung und Richtlinien
  • Vereinfachte Zusammenarbeit über Direktionen und Dienststellen hinweg
  • Akten werden strukturiert digital abgelegt, kontrolliert archiviert bzw. kassiert
  • Akten werden systematisch und automatisiert mit den nötigen eCH Metadaten versehen (GEVER Standard)
  • Akten werden gemäss den Berechtigungen schnell gefunden (Volltextsuche)
  • Eigene SharePoint Entwickler konfigurieren Dossiers, Geschäftsfälle und Abläufe unabhängig und selbständig

Methode Lösung

Für Verschlankung, Einfachheit und Effizienz sorgt UPGREAT mit Microsoft SharePoint und dem Dossier-Management. Diese machen aus dem Dokumenten Management System SharePoint eine vollwertige GEVER-Lösung für die Abwicklung von Geschäftsfällen:

  • Dokumentenbestände werden analysiert, bereinigt und neu strukturiert (Organisationsprojekt) und schrittweise auf die neue Plattform migriert
  • Einfache Navigation über Apps
  • Zwischenarchiv für regulatorische Aufewahrung
  • Langzeitarchivierung mit Drittprodukt
Stadtverwaltung St.Gallen

Öffentliche Verwaltung

Elektronische Archivierung der digitalen Akten und Prozesse


«Ich staunte darüber, wie präzise die umfangreichen eCH-0160 Spezifikationen analysiert und implementiert wurden. Dies hat uns viel Zeit und Arbeit erspart. Eine St. Galler Bratwurst kommt ohne Senf aus, aber ein SharePoint im GEVER-Umfeld ohne eCH-Archivschnittstelle, das kann ich mir kaum mehr vorstellen.»

Ueli Kuratli, Applikationsentwickler, Informatikdienste Stadt St.Gallen

Analyse Diagnose Ausgangslage

  • Die Stadtverwaltung St.Gallen betreibt seit mehreren Jahren das System DAP um digitale Akten und Prozesse zu verwalten.
  • Dieser Lösung auf Basis von Microsoft SharePoint fehlte bisher eine standardisierte eCH-0160 Schnittstelle, um Dokumente in ein Zwischenarchiv abzuliefern und von dort dem Langzeitarchiv anzubieten.
  • Weder Softwareanbieter noch eine andere Verwaltung haben je eine derartige eCH-0160 Schnittstelle für Microsoft SharePoint entwickelt.
  • Die Stadtverwaltung St.Gallen muss das historische Erbe für zukünftige Generationen bewahren und zusätzlich die gesetzlichen Anforderungen an die Dokumentenverwaltung erfüllen.

Methode Lösung

  • Die eCH-0160 Standards über die archivische Ablieferungsschnittstelle (SIP) wurden aufgeschlüsselt, für SharePoint interpretiert und als konfigurierbare Schnittstellensoftware programmiert.
  • Die eCH-0160 Schnittstelle generiert aus jedem Dossier eine SIP Datei, welche in einem Zwischenarchiv während 10 Jahren vorgelagert wird.
  • Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist im Zwischenarchiv werden die Daten sortiert und dem Langzeitarchiv zur Übernahme angeboten.
  • Die Lösung funktioniert unabhängig von SharePoint und kann dank der Konfigurationsfähigkeit für Standard-Bibliotheken eingesetzt werden.

Bericht Report Nutzen

  • Konsistente und vom GEVER-Anwender unabhängige Archivierung aller Dokumente entlang dem Lebenszyklus eines Dossiers.
  • Kleine wie sehr grosse Datenbestände werden durchsucht. Über den SIP Creator (die eCH-0160 Schnittstelle) werden die nicht archivierten Dateien in SIPs (Submission Information Package) ausgegeben.
  • Die Revisionssicherheit ist gewährt, da vorgemerkte Dossiers vollständig und validiert zur Anlieferung ins Langzeitarchiv bereitstehen.
  • Die Lösung lässt sich so konfigurieren, dass Dateien in mehreren Record Centers archiviert werden können.
  • Die Schnittstelle entspricht den Anforderungen wie sie vom Bundesarchiv und von verschiedenen Schweizer Staatsarchiven bereits verwendet wird.

Ausgezeichnet Tipps

  • Da der Archivierungsprozess erst viel später nach der Aufbereitung der Daten geschieht, muss die Lösung vollständig der Archivierungspraxis entsprechen und akkurat getestet werden.
  • Das Software-Engineering muss die Spezifikation und archivneutralen Formulierungen der Schnittstelle eCH-0160 exakt interpretieren können und über die Analyse die technologischen wie organisatorischen Anforderungen auf der Kundenseite genau verstehen.
  • Der Kunde muss selbst gemäss dem eCH-0160 Entitätenmodell (Datenmodell) definieren können, welche optionalen Metadaten ins SIP aufgenommen werden sollen. Es gibt Mussfelder und optionale Felder, die in den SharePoint-Metadaten abgebildet werden können.

Die
Stadtverwaltung St.Gallen ist in fünf Direktionen organisiert. Jede Direktion wird von einem Mitglied des Stadtrats geführt. Die insgesamt 40 Dienststellen erfüllen die gesetzlichen Aufgaben im Dienste der Bevölkerung. Diese Dienste sollen transparent, bürgerinnen- und bürgernah sein.
Stadtverwaltung St.Gallen

Öffentliche Verwaltung

Beschleunigte Kollaborations-Prozesse

«Die Zusammenarbeit mit der Firma UPGREAT war jederzeit produktiv. So sind wir innerhalb von fünf Monaten zu einem ausgezeichneten Produkt gekommen, das von den Mitarbeitenden gerne genutzt wird.»

Thomas Niederberger, StadtschreiberKreuzlingen

Der digitale Austausch von Daten und Teamarbeit über ein internes Netzwerk ist nicht nur in Unternehmen der Standard, auch die öffentliche Verwaltung muss sich der digitalen Zukunft stellen, um Prozesse wirtschaftlicher zu gestalten. Zu diesem Schluss kam 2016 auch die Stadtverwaltung Kreuzlingen.

Schon aufgrund der räumlichen Begebenheiten war es dort für die Mitarbeitenden schwierig, an gemeinsamen Projekten zu arbeiten. Gleichzeitig wuchs die Zahl der Aufgaben und diese wurden immer vielfältiger. Es musste eine umfassende Lösung gefunden werden, die individuell auf die Bedürfnisse der Stadtverwaltung abgestimmt war. Dafür wurde ein geeigneter Partner gesucht und mit UPGREAT gefunden.

Das neue System sollte nicht nur eine Plattform schaffen, über die Dokumente allgemein für alle Mitarbeitenden zugänglich sind, sondern auch eine Basis-Infrastruktur, die skalierbar ist und sich an neue Anforderungen anpassen lässt.

Zunächst wurde ein Intranet geschaffen, was dank SharePoint problemlos möglich war. Auch für die zweite wichtige Anforderung – die Verfügbarkeit von Dokumenten für alle Mitarbeitenden – bot SharePoint mit der Content-Funktion ideale Grundvoraussetzungen. UPGREAT entwickelte auf Basis dessen ein individuell abgestimmtes Dokumentenmanagementsystem. So konnten die Mitarbeitenden endlich auf alle Daten der Stadtverwaltung zugreifen. Mit Communities von SharePoint war darüber hinaus für die dritte wichtige Anforderung, die bessere Zusammenarbeit bei verschiedenen Projekten, eine passende Lösung gefunden.

Da während der gesamten Entwicklungszeit die Angestellten der Stadtverwaltung Kreuzlingen eingebunden waren, konnte UPGREAT eine Lösung bereitstellen, die nicht nur die Anforderungen perfekt erfüllt, sondern auch von den Mitarbeitenden akzeptiert wird. Die Plattform bekam deshalb den passenden Namen «Efa» (Eis für alli).

Stadtverwaltung Kreuzlingen

Industrie

Effiziente Zusammenarbeit mit Microsoft SharePoint

«I really appreciate the way Bruno and Guy from UPGREAT support us within TAP ICT in creating SharePoint Online solutions for a wide variety of business requirements. We usually do short cycles of analysis, quick prototype, user test and refinement followed by implementation. This way of working allows us to respond to business requirements in a very agile way, delivering solutions within a week and most times in 1 or 2 days.»

Marc Hoogerwerf, Senior System Architect / TAP

Trans Adriatic Pipeline AG – kurz TAP – ist für die Planung und den Bau der rund 878 Kilometer langen Erdgaspipeline, die durch Griechenland, Albanien und das Adriatische Meer nach Süditalien verlegt wird, verantwortlich.

UPGREAT unterstützt TAP vor Ort in Baar ZG im Bereich SharePoint-Online. Vom direkten Support der Mitarbeitenden bis hin zu Workflowsmit konkretem Business-Nutzen bearbeiten die UPGREAT Expertenverschiedenste Aufgaben. Business-Anforderungen werdenflexibel und unkompliziert mit den entsprechenden Business-Vertreternbesprochen, geprüft und direkt umgesetzt.

Die rund 300 international verteilten Mitarbeitenden profitieren sovon einer äusserst zeitnahen Umsetzung ihrer Anforderungen aufSharePoint Online. Die TAP-Crew kann durch die Möglichkeiten vonSharePoint Online effizienter zusammenarbeiten und sich mehr aufihre Kernaufgabe – die Planung und den Bau der Pipeline – konzentrieren.

Trans Adriatic Pipeline

Industrie

Umstellung des Informationsmanagement-Systems auf SharePoint

«UPGREAT hat einfach von Anfang an verstanden, was wir wollen. Sie haben uns immer wieder mit guten Vorschlägen vorangebracht und die vielen kleinen Schritte haben schliesslich zu einer enormen Verbesserung geführt. Die andauernde Partnerschaft mit UPGREAT wird sich auch in Zukunft weiterhin als zielführend und ergiebig erweisen.»

René Minder, Head of Management System der Nova Werke AG

Die Nova Werke AG migriert mit Hilfe von UPGREAT das Informationsmanagement-System auf SharePoint und schafft damit das organisatorische und verwaltungstechnische Fundament für aktuelle Projekte und zukünftige Innovationen im Unternehmen.

Business Intelligence Ausgangslage

  • Die Nova Werke AG ist ein breit aufgestelltes Unternehmen mit vier Unternehmensbereichen
  • Die Herstellung der hochentwickelten Produkte der Nova Werke AG erfodert eine moderne und leistungsfähige IT-Infrastruktur
  • Der Austausch von Informationen innerhalb der Abteilungen, wie auch abteilungsübergreifend muss reibungslos erfolgen.
  • "Es läuft, aber nicht rund."

Methode Lösung

  • Basis für das Informationsmanagement-System ist neu Microsoft SharePoint
  • Konzept startet mit systematischem und umfassendem Lastenheft, um Anforderungen der Stakeholder zu klären
  • Lösungsvorschlag von UPGREAT vereint alle entscheidenden Anforderungen
  • UPGREAT überzeugte mit ihrer professionellen und menschlichen Arbeitsweise

Bericht Report Erfolgsfaktoren

    • Zusammenarbeit vor und während der technischen Umsetzung und Einführung war äusserst produktiv
    • Wechsel erfolgte nicht auf einmal, sondern innerhalb eines Zeitraums von acht Monaten in mehreren kleinen Schritten
    • Gewählte Lösung erfüllt die Anforderungen der Nutzer voll und ganz
    • UPGREAT unterstützte jederzeit mit guten Vorschlägen für reibungslose Umstellung

Poträt Nova Werke AG

NOVA WERKE AG ist ein Schweizer Technolgieunternehmen mit Hauptsitz in Effretikon und Tochtergesellschaften in Frankreich, Deutschland und Hong Kong. Das Unternehmen entwickelt und produziert unter der Qualitätsmarke Nova Swiss in vier Produktlinien bzw. Produktionsbereichen: Hochdrucktechnik, Dieselkomponenten, Oberflächentechnik und Armaturenrevision.

Nova Werke AG

Industrie

Intranet mit Anwenderfreundlicher Oberfläche

«Es gibt zwar viele Dienstleister für das Thema SharePoint, die in einzelnen Bereichen gute Arbeit leisten, aber keiner konnte bis dahin Out-of-the-Box ein Intranet auf Basis fertiger Module zusammenstellen. Mit UPGREAT und skybow haben wir Partner gefunden, die in der Lage sind, ein komplettes Intranet zu installieren, aufzusetzen und auszubauen.»

Dirk Schultebraucks, ICT Application Engineer, Chemgineering

Analyse Diagnose Ausgangslage

  • Intranet auf Basis von Sharepoint existiert seit 2007
  • User kamen mit SharePoint Standarddesign und -navigation nicht zurecht
  • In der Vergangenheit dem Standardlayout treu geblieben, da individuelle Anpassungen bei Versionswechseln meist unbrauchbar wurden
  • Neue Lösung gewünscht, die Komplexität verringert und anwenderfreundlich ist
  • Unterstützung eines Partners gesucht zum Aufsetzen der kompletten Sharepointumgebung, um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden

Methode Lösung

  • Ansatz von UPGREAT mit einer aufgeräumten modernen Oberfläche und Vielzahl an integrierten Lösungsbausteinen deckte sich gut mit den Anforderungen von Chemgineering
  • Mit skybow solution accelerators werden viele Funktionalitäten abgedeckt, die bisher zugekaufte Module überflüssig machen
  • Power User-Training und Erwerb des Entwickler-Werkzeugs skybow solution studio, für selbstständige Weiterentwicklung des Intranets

Bericht Report Vorgehen

  • Konzeptpapier verfasst, in dem die Wünsche und Anforderungen an ein neues Intranet formuliert wurden
  • Grundsätzliches Umdenken bei der Gestaltung des Intranets und beim Berechtigungskonzept nötig
  • UPGREAT hat Testsystem auf virtueller Systemumgebung zur Verfügung gestellt um die Lösung zu prüfen und gleichzeitig ausgewählte Anwender einzubinden
  • Power User-Training durch UPGREAT

Idee Resultat

  • Neue Oberfläche gefällt den Anwendern und Benutzerakzeptanz ist durch die Einbindung der Mitarbeitenden sehr hoch
  • Lösung bietet viele Funktionalitäten, die bisher zugekaufte Module überflüssig macht
  • Die Ansätze aus dem Konzeptpapier liessen sich erfolgreich umsetzen
  • Gewonnene Einstellmöglichkeiten bei Steuerung und Konfiguration der Apps und Webparts sind vielfältig
  • Organisation der Räume geschieht zentral über eine Appbox, die auch für die Navigation zuständig ist
  • Zentrale Listen ermöglichen die Bereitstellung gleicher Informationen an mehreren Orten ohne Redundanzen

Ausgezeichnet Erfolgsfaktoren

  • Moderne Bedienoberfläche mit gleichbleibender und einheitlicher Haptik
  • Komplexe Menüs sind verschwunden und nur die im Kontext benötigt Funktionen werdensichtbar
  • Lösung ist skalierbar und kann bei wachsendenAnforderungen vom Kunden selbst erweitertwerden
  • Zwecks Unterstützung bei Fragen und Problemenin Verbindung mit der etablierten Lösungwurde mit UPGREAT einSupportvertraggeschlossen

Chemgineering ist ein weltweit agierendes Beratungs- und Engineeringunternehmen mit über 300 Mitarbeitenden. Der Schwerpunkt liegt auf anspruchsvollen Investitionsprojekten der Life-Sciences-Industrie. Die Unternehmensgruppe hat ihren Hauptsitz in der Schweiz und Niederlassungen in Deutschland, Österreich, Serbien, Spanien und Mexiko. Im Mittelpunkt der Unternehmensaktivitäten stehen Beratung und Projektrealisierung für Produktionsbetriebe der Pharma, Biotechnologie, Medizintechnik und Diagnostikaindustrie.

Chemgineering