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Referenzen

Stadtverwaltung St.Gallen: Digitale Akten und Prozesse DAP

Logo_SG.jpgVerwaltung von Unmengen an elektronischen Daten im Sinne der Richtlinien für Aktenführung (GEVER).

Ausgangslage

  • Einhaltung der Gesetzgebung und Richtlinien
  • Vereinfachte Zusammenarbeit über Direktionen und Dienststellen hinweg
  • Akten werden strukturiert digital abgelegt, kontrolliert archiviert bzw. kassiert
  • Akten werden systematisch und automatisiert mit den nötigen eCH Metadaten versehen (GEVER Standard)
  • Akten werden gemäss den Berechtigungen schnell gefunden (Volltextsuche)
  • Eigene SharePoint Entwickler konfigurieren Dossiers, Geschäftsfälle und Abläufe unabhängig und selbständig

Lösung

  • Dokumentenbestände werden analysiert, bereinigt und neu strukturiert (Organisationsprojekt) und schrittweise auf die neue Plattform migriert
  • Einfache Navigation über Apps
  • Zwischenarchiv für regulatorische Aufbewahrung
  • Langzeitarchivierung mit Drittprodukt

Die Stadtverwaltung St.Gallen ist in fünf Direktionen organisiert. Jede Direktion wird von einem Mitglied des Stadtrats geführt. Die insgesamt 37 Dienststellen erfüllen die gesetzlichen Aufgaben im Dienste der Bevölkerung. Diese Dienste sollen transparent, bürgerinnen- und bürgernah sein.

Die Stadtverwaltung St.Gallen muss das historische Erbe für zukünftige Generationen bewahren und zusätzlich die gesetzlichen Anforderungen an die Dokumentenverwaltung erfüllen. Die Verwaltung von Unmengen an elektronischen Daten mit einem Lebenszyklus Management im Sinne der Richtlinien für Aktenführung (GEVER) muss einige Anforderungen erfüllen.

Für Verschlankung, Einfachheit und Effizienz sorgt UPGREAT mit Microsoft SharePoint und dem Dossier-Management. Diese machen aus dem Dokumenten Management System SharePoint eine vollwertige GEVER-Lösung für die Abwicklung von Geschäftsfällen.

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Topics: SharePoint, Intranet, Dokumenten-Management, Öffentliche Verwaltung, Dossier, Workflow, Collaboration