Mit der Informationstechnik hat sich im Arbeitsalltag vieles verändert und der Computer gehört mittlerweile ebenso fest zum Büro wie der Schreibtisch oder das Telefon. Viele Dinge, wie etwa die Kommunikation mit Kollegen und Kunden oder die Berechnung der Geschäftszahlen, sind ohne die IT heutzutage kaum mehr vorstellbar. Aber was ist mit den Routineaufgaben und all den Kleinigkeiten, die jeden Tag erledigt werden müssen? Natürlich hat auch da die IT so manches erleichtert, aber da müsste doch noch mehr möglich sein, oder? Dieser Frage gingen wir auf den Grund - lesen Sie dazu mehr in diesem Blogbeitrag.
Arbeitsabläufe automatisieren
Nun, um es kurz zu machen: Ja, da ist noch mehr möglich. Verschiedene Anbieter haben sogenannte Workflow Automation Tools entwickelt, die die täglichen Prozesse erleichtern sollen. Auf diese Weise soll die Arbeit effizienter gestaltet werden, sodass der Anwender mehr an einem Arbeitstag erledigen kann – natürlich, ohne dass dadurch die Arbeitsbelastung steigt.
Zu den wichtigsten Vertretern dieser Software gehören sicherlich IFTTT, Zapier und Flow von Microsoft, es gibt aber noch zahlreiche weitere Lösungen in diesem Bereich, etwa Nintex, Insightly, Flokzu und viele mehr.
Wie funktionieren Workflow Automation Tools?
Selbstverständlich arbeiten die verschiedenen Tools nicht alle exakt auf die gleiche Weise, die grundlegenden Funktionen unterscheiden sich aber kaum. Herzstück ist im Grunde eine einfache „Wenn … dann“-Abfrage, bei der Bedingungen festgelegt werden, unter denen eine Aktion ausgelöst werden soll.
Welche Aktionen und Bedingungen Sie dabei bestimmen, ist weitgehend Ihnen überlassen. So könnte zum Beispiel automatisch eine SMS an Sie versandt werden, wenn eine E-Mail eines wichtigen Kunden eingeht. Genauso wäre es aber auch denkbar, dass sich das Handy automatisch stumm schaltet, sobald es sich im Firmen-WLAN einloggt, oder dass verpasste Anrufe Ihrer To-Do-Liste hinzugefügt werden.
Der grosse Vorteil dieser Tools ist, dass sie in der Regel sehr einsteigerfreundlich gehalten sind. Für die Automatisierung der täglichen Aufgaben im Büro muss also nicht erst die IT-Abteilung zurate gezogen werden. Eine klare Benutzerführung und einfache Auswahlmenüs erlauben es selbst wenig erfahrenen Nutzern, schnell erste Automatisierungsabläufe zu erstellen.
Die drei Grossen im Detail
Zwar ähneln sich viele der Tools, gewisse Unterschiede gibt es aber doch. Daher sollen im Folgenden die drei grossen Vertreter etwas näher vorgestellt werden:
IFTTT, kurz für „If this then that“, ist bereits seit 2010 erhältlich und zählt damit zu den Urgesteinen in diesem Bereich. Für Privatnutzer bietet es eine kostenlose Variante, bei einer grösseren Zahl an Automatisierungsaufgaben ist allerdings eine Partner-Anmeldung nötig, die monatlich Kosten verursacht. Ursprünglich war IFTTT eher auf die Automatisierung in Privathaushalten ausgerichtet, nach einem Update 2016 wurden die Möglichkeiten aber deutlich erweitert, ausserdem hat der Anbieter seine API (Programmierschnittstelle) freigegeben, sodass auch bisher nicht unterstützte Anwendungen in die Automatisierung eingebunden werden können.
Flow von Microsoft war im Gegensatz zu IFTTT von Anfang an auf den Büroalltag ausgerichtet und ermöglicht daher eine einfache Anbindung an Office365 und verschiedene andere Anwendungen von Microsoft. Zudem sind mit Flow auch komplexere Aufgaben wie etwa die Überführung von Kundendaten aus einer E-Mail in ein CRM-System möglich. Die entsprechende API-Anbindung steht selbstverständlich ebenfalls bereit.
Zapier ist wie Flow voll auf den geschäftlichen Bereich ausgerichtet und stellt eine eigene API zur Verfügung. Allerdings ermöglicht es der Anbieter kleineren Unternehmen, den Service kostenlos zu nutzen – erst bei mehr als 100 Aufgaben pro Monat fallen Kosten an.
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