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Wo lege ich meine Daten ab?  - Ein Vergleich: Fileablage, OneDrive oder SharePoint

Die Datei-Verwaltung ist oft schwerfällig und unpraktisch – aber das muss nicht so sein. Der Austausch von Informationen ist für Unternehmen ein integraler Bestandteil der Geschäftstätigkeit – ganz egal, ob es sich dabei um einen international agierenden Konzern oder eine kleine Start-up-Firma mit drei Mitarbeitenden handelt. Um Informationen effizient teilen zu können, ist es wichtig, dass die Dateien mit diesen Informationen sinnvoll und übersichtlich verwaltet werden.

Hierfür stehen Ihnen verschiedene Lösungen offen – aber nicht alle können den heutigen Anforderungen gerecht werden. Ein Vergleich der Systeme zeigt, welche Varianten Sie und Ihr Unternehmen hinsichtlich der Steigerung der Mobilität, der Arbeitseffizienz und der Sicherheit wirklich weiterbringen … und welche nicht.

Going at it old school – Fileablage und Gruppen-laufwerke

Eine Fileablage ist in vielen Firmen noch immer die Regel, wenn es um die Verwaltung von Daten geht. Dem Nutzer steht hier ein Ordner zur Verfügung, in dem sämtliche Dateien gespeichert werden. Ähnlich funktionieren Gruppenlaufwerke, die aber in der Regel auf einem Server im lokalen Netzwerk angelegt werden.

In beiden Fällen ist die Organisation der Daten schwierig, da die Nutzer ihre Dateien im Prinzip „nach Gutdünken“ ablegen können. Natürlich lässt sich dem durch eine vorgegebene Ordnerstruktur und ein System für die Benennung von Dateien entgegenwirken, diese werden von Mitarbeitenden aber nicht immer korrekt genutzt. Entsprechend ist es nicht verwunderlich, dass die Suche nach bestimmten Dateien oder Inhalten hier oft erfolglos bleibt. Zudem ist die Vergabe von Zugriffsrechten aufwendig, eine stringente Versionierung von Dateien ist praktisch ausgeschlossen, ebenso wie eine gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Nutzer oder der einfache Zugriff von unterwegs.

Für Selbstständige, die alleine arbeiten, kann eine Fileablage noch nützlich sein, sobald aber mehrere Personen mit den Dateien arbeiten, ist sie keine empfehlenswerte Lösung. Gruppenlaufwerke stellen für kleine Firmen eine kostengünstige Alternative dar, allerdings wird ein anderes System erforderlich, wenn die Firma wächst. Um einen umständlichen Wechsel des Dateiablagesystems zu vermeiden, kann es daher sinnvoll sein, von Anfang an auf eine brauchbarere Lösung zu setzen.

Einen Schritt weiter – mit Microsoft OneDrive

Der Filehosting-Dienst aus dem Hause Microsoft stellt die erste „Evolutionsstufe“ der oben genannten Möglichkeiten dar. Hier werden die Dateien in der Cloud gespeichert und können – dank Zugriff über den Webbrowser – system- und ortsunabhängig genutzt werden. Da OneDrive nahtlos in die Office-Suite von Microsoft integriert ist, lassen sich Dateien mit OneDrive auch online bearbeiten, was viele Abläufe in Unternehmen deutlich erleichtern kann.

Bei der Verwaltung der Dateien bietet OneDrive allerdings kaum Vorteile gegenüber einer Fileablage oder einem Gruppenlaufwerk. Die Nutzer können Dateien freigeben, eine effektive Suchfunktion oder ein einfaches Management der Zugriffsrechte fehlt aber auch hier.

Bereit für die Zukunft – mit Microsoft SharePoint

Das ebenfalls von Microsoft entwickelte Document Management System (DMS) auf der Basis von SharePoint stellt in vielerlei Hinsicht die konsequente Weiterentwicklung der Fileablage dar. Auch hier werden, entweder online in der Cloud oder lokal im Unternehmen, Dateien zentral gespeichert, auf die dann ortsunabhängig zugegriffen werden kann. Genau wie bei OneDrive sind hier aber auch ein systemunabhängiger Zugriff sowie eine direkte Bearbeitung der Dateien möglich.

Zusätzlich bietet SharePoint eine umfassende Suchfunktion, bei der auch Dateiinhalte und Metadaten berücksichtigt werden, sodass die Nutzer schneller zum richtigen Ergebnis kommen. Die Organisation der Dateien erfolgt über Bibliotheken, die beispielsweise auch eine Zusammenfassung von Dateien nach Inhaltstypen erlaubt. Zudem können bestimmte, automatisierte Arbeitsabläufe festgelegt werden. Eine durchgehende Versionierung der Dateien ermöglicht es ausserdem, Änderungen nachzuverfolgen und bei Bedarf rückgängig zu machen. Neuer Call-to-Action (CTA)

Selbstverständlich ist es mit SharePoint möglich, dass mehrere Nutzer gleichzeitig am selben Dokument arbeiten, ganz gleich, ob es sich dabei um eine Word-, Excel-, PowerPoint- oder OneNote-Datei handelt. Auch der sicherheitstechnische Aspekt kommt bei SharePoint nicht zu kurz, denn Zugriffsrechte lassen sich nutzer- oder rollenspezifisch und auf mehreren Ebenen vergeben, sodass ein unerlaubter Zugriff durch Mitarbeitende von vornherein ausgeschlossen werden kann.

Wenn Sie mehr über die Möglichkeiten erfahren wollen, die SharePoint Ihrem Unternehmen eröffnet, oder wir Sie bei der Migration von Fileablage auf SharePoint unterstützen können, wenden Sie sich gerne an uns. Wir setzen uns mit Begeisterung für Sie ein und entwickeln mit einem hohen Mass an Fachwissen zukunftsorientiere IT-Lösungen – damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

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Topics: SharePoint, Fileablage, OneDrive