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Mindset vor Tools - Erkenntnisse aus der ESPC17 in Dublin

Wir waren letzte Woche zu dritt, Michael Koller, David Schenk und ich selbst, Florian Schmidt an der European SharePoint, Office 365 und Azure Conference in Dublin. Was stand im Fokus? Die digitale Transformation, new Intranet und Collaboration Experience und "Change your Mindset".

Wir haben viele interessanten Sessions aus den Tracks Business, IT Pro und DEV der Community Conference besucht. Microsoft liefert uns stetig neue Tools und Möglichkeiten, die wir in unseren Organisationen nutzen können, aber welche Erfahrungen haben wir mit der rasanten Entwicklung gemacht und welchem Zweck dienen die einzelnen?

ESCP2.jpgKultureller Wandel statt nur neue Tools einsetzen

Ein Guinness schmeckt in Dublin deutlich besser. Aber ein SharePoint bleibt ein SharePoint, da ist selbst in Dublin kein Unterschied auszumachen. Die Frage, sich auch kulturell zu wandeln oder nur neue Tools - wie zum Bespiel SharePoint als zentrale Arbeitsplattform - einzusetzen, muss jede Organisation für sich selbst beantworten. Neue Tools bereitzustellen, dass hat die Konferenz einmal mehr gezeigt, ist der einfachere Teil. Jedes Team, jedes Unternehmen hat die Aufgabe zu entscheiden, was sie in welcher Form nutzen möchten.

Bei der Vielzahl an Möglichkeiten und dem Druck der digitalen Transformation geht es nicht nur um die Einführung neuer Werkzeuge, das Angebot neuer Tools oder die Migration in die Cloud. Es geht um einen kulturellen Wandel und eine Veränderung im Mindset des Unternehmens, der einzelnen Teams, insbesondere der IT und aller Mitarbeitenden.

Könnte nützlich sein: Schwarmintelligenz

Microsoft Office 365 bietet Werkzeuge zur Steigerung der Produktivität, schafft neue Möglichkeiten für den Teamauftritt sowie die interne und externe Zusammenarbeit. Für ein Unternehmen reicht es nicht aus eine Migration der SharePoint 2013 Umgebung zu SharePoint Online durchzuführen. Es geht darum, die Arbeitsweise und den Umgang mit Informationen zu verändern und die heutigen Möglichkeiten auszunutzen – Informationen und Wissen in der Organisation zu teilen und als «Schwarmintelligenz» das Potenzial der Mitarbeitenden zu nutzen. Aus dieser kulturellen Veränderung entstehen neue Ideen, Geschäftsmodelle und die notwendige Veränderung um in der Zukunft performen zu können.

Wie wird die Zukunft aussehen?

  1. Sharing Economy
    Erfolgreich ist, wer Informationen teilt und sie anderen zur Nutzung zur Verfügung stellt.
  2. Use what you need (aber sicher)
    Mitarbeitende und Teams entscheiden, welche Tools sie nutzen möchten und benötigen – dies tun sie heute im Schatten der IT meist schon – jedoch sind die Inhalte durch die Microsoft Cloud global mittels Security und Compliance Vorgaben gemanaged.

Intranet, Collaboration, interne & externe Projekte, Archivierung und Compliance wachsen immer stärker zusammen, haben aber weiterhin ihre Besonderheiten. Die Mitarbeitenden entscheiden, was wichtig ist und was nicht – mit der Unterstützung der Tools.

Was verändert sich bei Microsoft?

In der Vergangenheit wurden Intranets und Collaboration Bereiche nach einer fixen Hierarchie (anhand der Organisation) aufgebaut. Da sich Organisationen und deren Aufbau heute häufiger ändern und sich den neuen Gegebenheiten anpassen müssen, ist ein Aufbau an der Organisation nicht mehr sinnvoll.

ESCP2017.jpg

Neu werden Team Sites (für die Zusammenarbeit im Team) und Communication Sites im SharePoint auf der gleichen Stufe erstellt und es werden sogenannte Hub Sites zur logischen Zusammenfassung mehrerer Team und Communication Sites genutzt. Dies vereinfacht die Anpassung bei Veränderung der Organisation und schafft Flexibilität im dynamischen Arbeitsplatz. Bisher mussten Intranets bei Organisationsveränderungen aufwändig angepasst werden.

Ebenfalls verändern wird sich die Aufbewahrung und Compliance von Informationen im Office 365, Exchange Online und OneDrive. Die wichtigen Funktionalitäten, wie die Aufbewahrung und die Richtlinien werden nicht mehr anhand der Bereiche gesteuert, sondern übergeordnet auf globaler Ebene festgelegt.

Die Compliance Richtlinien und Aufbewahrungsfristen können durch das Compliance Center direkt auf Inhalte, das heisst Dokumente angewendet werden. Gerade in diesem Bereich unterstützt das Compliance Center mit der mächtigen Suche aus SharePoint, die einen Grossteil der Arbeit automatisch erledigt.

UPGREAT als Begleiter auf der digitalen Reise

Wir begleiten Sie gerne beim Wandel, indem wir Sie mit individuell auf Sie abgestimmte Lösungen unterstützen. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme, um zum Beispiel bei einem Guinness über Ihr Vorhaben zu sprechen.

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Topics: Digitalisierung, SharePoint, Office 365

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