Richtig wählen bei Geschäftssoftware: Standard-Plattform vs. Individuallösung

Die IT-Infrastruktur ist für Unternehmen heutzutage absolut essentiell – ohne den Zugriff, die Verwaltung und die Verarbeitung von Daten geht inzwischen in den meisten Büros nichts mehr. Dementsprechend sollten die Verantwortlichen grösstes Augenmerk auf die gewählte Lösung legen. Eine der wichtigsten Fragen ist dabei: Ist eine standardisierte "breite" Software-Plattform die bessere Wahl oder soll doch eine "tiefe" Fach- beziehungsweise Individuallösung angeschafft werden? Eine individuell auf die Bedürfnisse und Voraussetzungen des Unternehmens abgestimmte Software scheint auf den ersten Blick die sinnvollste Entscheidung zu sein, aber ist das tatsächlich so oder täuscht dieser Eindruck? Wir zeigen Ihnen, welche Vor- und Nachteile die Varianten haben und wie Sie zu der für Ihr Unternehmen passenden Lösung kommen.

Fach- und Individuallösungen im Detail

Betrachten wir zunächst die positiven und negativen Eigenschaften von Individual- und Fachlösungen. Bei Letzteren handelt es sich um Software-Anwendungen, die auf typischen Aufgaben in bestimmten Fach- und Aufgabengebieten abgestimmt sind. Beispiele für eine Fachlösung wären etwa eine Verwaltungssoftware für Anwaltskanzleien oder eine Anwendung fürs Krankenhaus-Management. Solche Programme haben den Vorteil, dass sie gut auf die jeweiligen Prozesse und Aufgaben abgestimmt sind – ausserdem kosten sie im Vergleich zu Individuallösungen meist deutlich weniger. Da sie aber eine Art „Mittelweg“ zwischen Standard- und Individual-Plattform darstellen, haben sie in praktisch keinem Bereich die Nase wirklich vorne. In bestimmten Situationen kann eine Fachlösung zwar sinnvoll sein, meist ist es aber lohnender, sich für eine der anderen beiden Varianten zu entscheiden.

Eine Individuallösung ist im Prinzip die „Weiterentwicklung“ einer Fachlösung: Die Software wird exakt auf die Voraussetzungen im Unternehmen und die Anforderungen der jeweiligen Abteilungen abgestimmt. Das wirkt sich natürlich besonders positiv auf die Arbeitseffizienz aus – allerdings wird dieser Vorteil oft zu einem hohen Preis erkauft, und das im wahrsten Sinne des Worts. Individuallösungen sind nämlich im Vergleich zu Standard-Plattformen meist sehr viel teurer. Zwar entfallen hier die regelmässig anfallenden Lizenzgebühren, dafür sind Individuallösungen durch die hohen Entwicklungskosten in der Anschaffung sehr teuer. Zudem fallen auch hier laufende Kosten für Erweiterungen und den Betrieb an. Häufig wird zwar behauptet, diese Kosten liessen sich besser steuern, da Sie entscheiden, wann die Software aktualisiert oder erweitert wird. Das ist jedoch oft ein Trugschluss, denn eine Anpassung der Software kann auch aufgrund von neuen Bedingungen auf dem Markt oder technischen Neuerung erforderlich werden, über die Sie keinerlei Kontrolle haben.

Darüber hinaus haben sowohl Fach- als auch Individuallösungen den Nachteil, dass sie nur auf den jeweiligen Bereich abgestimmt sind. Für andere Abteilungen im Unternehmen muss eine andere Fach- oder Individual-Anwendung angeschafft werden oder Sie müssen dort doch auf eine Standard-Software zurückgreifen. In beiden Fällen stehen Sie aber vor dem Problem, dass Sie die Lösungen vernetzen müssen, damit alle Mitarbeitenden Zugriff auf die Unternehmensdaten haben – und das ist bei einer individuell angepassten Software oft nicht so einfach.

Standard-Plattformen im Überblick

Standard-Plattformen wie etwa SharePoint von Microsoft sind im Vergleich zu Individuallösungen auf ein extrem breites Aufgabenfeld ausgelegt. Das führt zwar dazu, dass diese Plattformen in bestimmten Detailbereichen nicht die erste Wahl sind, trotzdem lassen sie sich problemlos für die allermeisten Prozesse in Unternehmen verwenden. Ausserdem können diese Plattformen bei Bedarf durch Erweiterungen exakter auf die jeweils anstehenden Aufgaben abgestimmt werden.

Dank der breiten Anwendungsmöglichkeiten lassen sich Standard-Plattformen aber ohne Weiteres im ganzen Unternehmen einsetzen. Das vereinfacht die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg und verbessert den Informationsaustausch, denn Sie haben so eine unternehmensweit einheitliche Software-Architektur. Zudem müssen Sie sich nicht um die Weiterentwicklung der Plattform kümmern – das übernimmt der Anbieter der Plattform, was angesichts der Schnelllebigkeit in der IT ein immenser (Kosten-)Vorteil ist. Darüber hinaus haben Sie die Sicherheit, dass Updates vor der Veröffentlichung eingehend geprüft wurden, was das Risiko einer Aktualisierung des Systems im laufenden Betrieb minimiert.

Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass Standard-Plattformen in den meisten Fällen die beste Wahl sind, da sie eine flexible, vielseitig einsetzbare und kostengünstige Basis für den Datenaustausch und die Zusammenarbeit im Unternehmen liefern. Individual-Software ist vor allem für bestimmte, hochspezialisierte Kernprozesse im Unternehmen interessant – bei Fachlösungen müssen Sie abwägen, denn häufig lassen sich die Prozesse besser mit einer angepassten Standard-Plattform abdecken. Zusätzlich bieten solche Standard-Plattformen den Nutzern in der Regel ein vertrautes Arbeitsumfeld, sodass sie sich schnell und ohne grosse Eingewöhnung zurechtfinden. Das vereinfacht die Übergabe, sollte ein Verantwortlicher das Unternehmen verlassen.

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