Hinter dem Begriff „Social Collaboration“ verbirgt sich im Prinzip die moderne Form des Teamworks. Der Fokus liegt hier nicht nur auf dem sozialen und kulturellen Miteinander, sondern auch auf der Vereinheitlichung von Kommunikationsmethoden. Das Ziel ist es, Projektteams zu effizienteren Arbeitsmethoden zu verhelfen. Durch ein harmonisches und geordnetes Miteinander in Verbindung mit dem Einsatz digitaler Hilfsmittel sollen die Arbeitsabläufe gestrafft werden. Hält Social Collaboration, was es verspricht, oder werden hier nur Anglizismen aufgebauscht?
Das Problem von Projektteams
Bei der Analyse von Projekten, die in der Vergangenheit mithilfe von Teamarbeit umgesetzt wurden, zeigen sich Strukturen und Muster. Die "Projektschnecke" besteht aus mehreren Phasen: Angefangen bei der Vorphase und der Planung, verläuft ein Projekt über die Umsetzung und den Test bis hin zum Abschluss. Der Grossteil der Ressourcen und der Zeit entfällt auf die Realisierung des Projekts. Dies liegt zwar in der Natur der Sache, jedoch kommt es vor, dass ein Teil der Ressourcen verschwendet wird. Grundlegende und wiederkehrende Schwierigkeiten sind hier unter anderem:
- Mangelnde feste Strukturen für die Zusammenarbeit im Team
- Das Fehlen von zentralen Kommunikationswegen
- Probleme bei der zentralen Ablage und Strukturierung von Informationen
Projektschnecke: Visualisiert gleicht der Aufwand jeder Phase einer Schnecke
Diese Punkte verlängern die Umsetzungsdauer von Projekten unnötig. Dadurch werden Arbeitszeit und Ressourcen vergeudet, die ansonsten effektiv für das Projekt verwendet werden könnten. Gleichzeitig werden viele Arbeiten nacheinander angegangen. Die Projektzeit liesse sich deutlich verkürzen, wenn stattdessen parallel gearbeitet wird.
Diese Mechanismen gehören zur Social Collaboration
Zunächst einmal bringt Social Collaboration eine Mentalität mit, die konsequent umgesetzt werden will. In der Firmenkultur lassen sich kollaborative Technologien implementieren, die für eine bessere Vernetzung und Kommunikation sorgen. Hier bietet sich die Digitalisierung als Mittel an, um diese Kultur in der Praxis umzusetzen. Die Bedürfnisse von Unternehmen in diesem Bereich wurden sowohl von IT-Dienstleistern als auch von grossen Softwareunternehmen erkannt. Deshalb stehen am Markt einerseits Softwarelösung zur Verfügung, mit denen sich eine einheitliche und strukturierte Unternehmenskommunikation umsetzen lässt.
Andererseits haben sich viele IT-Dienstleister, wie zum Beispiel UPGREAT, darauf spezialisiert, Unternehmen bei der Implementierung dieser Strategien zu unterstützen. Zentrale Idee der Collaboration ist es, gemeinsame Strukturen zu schaffen, die möglichst alle Informationen bereithalten und sammeln. Diese Strukturen sollen sich in allen Bereichen eines Unternehmens nutzen lassen. Gleichzeitig muss die Infrastruktur in der Lage sein, das simultane Arbeiten zu unterstützen. Zusammengefasst sind es vor allem die folgenden Faktoren, die die Social Collaboration ausmachen:
- Zentrale Verwaltung von Daten, Informationen und Medien
- Ein universelles Konzept für die Kommunikation und Erreichbarkeit
- Eine digitale Infrastruktur, die für die Social Collaboration geeignet ist
Social Collaboration in der Praxis
Die Theorie der Social Collaboration hört sich gut an, jedoch müssen diese Methoden in der Praxis auch effektiv umgesetzt werden. Eine gemeinsame Plattform für die Verwaltung von Medien und Dokumenten wird mithilfe von Programmen wie Microsoft Teams umgesetzt. Teams erlaubt es, Gruppen zu erstellen, beispielsweise speziell für ein Projekt. Alle relevanten Personen erhalten Zugang zu einer gemeinsamen Arbeitsumgebung. Diese dient als zentrale Ablage für alle digitalen Daten und Informationen. Gleichzeitig ist Teams der einheitliche Kommunikationskanal und stellt Funktionen für Textnachrichten, VoIP oder Videoanrufe bereit. Auf diese Weise haben alle Projektmitarbeiter jederzeit und von überall aus permanenten Zugriff auf alle wichtigen Daten.
Auch die Kommunikation untereinander ist sichergestellt. Eine Plattform wie Microsoft Teams bringt Co-Authoring-Funktionen mit. Bekannte Programme der Office-Suite von Microsoft werden in Teams integriert. Dementsprechend lassen sich auch Dokumente aus Word, Excel, PowerPoint und anderen Programmen direkt verknüpfen und nutzen. Alle diese Funktionen sorgen dafür, dass in der Phase der Projektrealisierung viel Zeit gespart wird. Absprachen zwischen Kollegen und Suchen nach Dokumenten entfallen. Ebenfalls gibt eine solche Social Collaboration Umgebung mehr Spielraum für eine effektive Planungsphase.
