SharePoint – Wegbereiter für die digitale Transformation?

Die digitale Transformation ist kein Naturereignis, das nach und nach alle Firmen erfasst – sie ist vor allem ein Um- oder Neudenken gepaart mit technischen Neuerungen. Die Digitalisierung bietet sowohl kleinen als auch grossen Unternehmen zahlreiche Chancen – die Erschliessung neuer Märkte und Kundengruppen, die Flexibilisierung der Prozesse und die Verbesserung der Arbeitsabläufe sind hierfür nur einige Beispiele. Auf dem Papier klingen diese Möglichkeiten immer sehr vielversprechend, aber oft stellen sich Firmen die Frage: Wie lassen sich diese praktisch umsetzen? Grenzen wir den Spielraum für Interpretationen etwas ein und schauen einem wichtigen Wegbereiter unter die Haube: Microsoft SharePoint.

Was bietet SharePoint?

Um eine Antwort auf diese Frage zu finden, muss man sich SharePoint und seine Funktionen genauer ansehen. Grundlegend dient SharePoint dazu, die Daten und Dokumente im Unternehmen zu verwalten und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitern zu erleichtern. Dabei kommt der Software das bekannte Design von Microsoft zugute, denn so finden sich auch unerfahrene Mitarbeiter schnell zurecht.

Ursprünglich war SharePoint vor allem auf die bessere Vernetzung von Mitarbeitenden ausgelegt. Allerdings hat sich, nicht nur in einer Studie von Prof. Dr. Arno Hitzges und Wolfgang Miedl gezeigt, dass vor allem die Abbildung von Arbeitsprozessen mit Hilfe von SharePoint für Firmen interessant ist. Dazu liefert das Programm umfangreiche Daten und Berichte, die direkt in Excel überführt und ausgewertet werden können. Gerade kleinere und mittlere Unternehmen profitieren dabei von der Möglichkeit, auch unstrukturierte Daten mittels Dokumentenerfassung nutzen zu können – denn in KMUs fehlen oft die Voraussetzungen, die für eine strukturierte Datensammlung erforderlich sind. Natürlich kommt diese Funktion auch grösseren Unternehmen zugute, beispielsweise bei einer grossangelegten Umstellung alter Datenbestände oder der Ablösung von konventionellen Dateiablagen.

Darüber hinaus lassen sich viele Prozesse in SharePoint automatisieren. Das ist insbesondere bei der Verwaltung von Workflows sehr nützlich, denn so kann die Effizienz deutlich erhöht werden. Dementsprechend wird SharePoint mittlerweile in vielen verschiedenen Abteilungen eingesetzt, um die Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten, zudem dient es als zentrale Anlaufstelle für alle Mitarbeitenden. Zu diesem Ergebnis kommt auch die Studie von Hitzges und Miedl. Zwar liegt der IT-Helpdesk bei den befragten Unternehmen noch immer vorne – rund 38% nutzen hier SharePoint – aber Vertrieb, Einkauf und Personalwesen liegen mit 34 bis 36% nur knapp dahinter. Selbst beim Schlusslicht, der Produktion, setzen rund ein Viertel der befragten Unternehmen SharePoint ein, um die Workflows zu verbessern.

… und was bietet es nicht?

Mit SharePoint hat Microsoft eine Software auf den Markt gebracht, die alle Grundvoraussetzungen mitbringt, um die digitale Transformation im Unternehmen voranzutreiben. Wie kommt es dann, dass laut der Studie von Hitzges und Miedl nur knapp die Hälfte aller Unternehmen mit den standardmässig verfügbaren Funktionen von SharePoint vollauf oder zumindest teilweise zufrieden ist? Das liegt vor allem am Funktionsumfang, denn der ist leider oft unzureichend: Etwa die Hälfte der Unternehmen benötigt Daten aus Drittsystemen, um sinnvoll mit SharePoint arbeiten zu können. Grundsätzlich lassen sich diese Drittsysteme in SharePoint auch anbinden, aber auf den vollen Funktionsumfang, den z.B. ein ERP-System wie SAP liefert, muss man beim Microsoft-Produkt verzichten.

Dementsprechend sind die Firmen auf Tools angewiesen, die die benötigten Funktionen bereitstellen. Solche sind unter anderem von Skybow und Nintex sowie von zahlreichen anderen Drittanbietern erhältlich. Angesichts der meist sehr kleinen SharePoint-Teams – üblich sind hier ein bis vier Mitarbeiter – setzen etwa 70% aller befragten Unternehmen auf extern entwickelte Tools. Rund die Hälfte arbeitet ausserdem an Eigenentwicklungen.

Aber ganz gleich, ob Fremdsoftware oder eigene Tools zum Einsatz kommen, SharePoint hat sich in Sachen Workflows als der Standard etablieren können. Allerdings liefert die Software in bestimmten Bereichen nur das „Grundgerüst“ – und angesichts des oft knappen Personals ist es bei der Einführung von SharePoint sehr hilfreich, einen erfahrenen Partner an der Seite zu haben.

Wer SharePoint hat ist nicht automatisch digitalisiert

Vielleicht könnte man jetzt meinen, mit der Einführung von SharePoint hätte sich die Digitalisierung erledigt. Dies stimmt so nicht. Bestimmt ist SharePoint eine ideale technologische Plattform, doch wird sich die Investion in Sharepoint nicht auszahlen, wenn sich der Sinn und Zweck dieser technischen Neuerung nicht in der Strategie des Unternehmens wiederspiegelt. "Digitalisierung ist kein Technologie-, sondern vielmehr ein kulturelles Thema." stammt aus dem Blog-Artikel "Das ist das grösste Missverständnis der Digitalisierung"  von T3N. Diesem können wir nur zustimmen, es ist der Kunde um den es sich immer drehen muss.

SharePoint erfolgreich einführen – mit UPGREAT

Mit UPGREAT haben Sie einen Partner gefunden der weiss, wie wichtig das Zusammenwirken von Technologie, Firmenkultur und Change-Management ist. Deshalb binden wir frühzeitig Digitalisierungs-Coaches ein. Zudem arbeiten wir eng mit Skybow zusammen, die mit ihrem Solution Studio und ihren Add-Ins für SharePoint viele Zusatzfunktionen abbilden kann.

Unsere Fachleute haben ausserdem schon mehrfach die erfolgreiche Einführung von SharePoint unterstützen können, beispielsweise in der Stadtverwaltung St.Gallen. Wir setzen dabei auf eine enge Zusammenarbeit mit unseren Kunden und entwickeln durchdachte Lösungen, die an die individuelle Situation im Unternehmen angepasst sind. Selbstverständlich kümmern wir uns auch um die technische Umsetzung, sodass Ihre IT-Abteilung entlastet wird und sich ganz auf ihrTagesgeschäft konzentrieren kann.