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UPGREAT Blog

Microsoft Office 365 – Viel mehr als nur Office in der Cloud

Von meiner ersten Microsoft Partner Conference im Jahre 2007 in Houston ist mir vor allem eine Erinnerung geblieben: das grosse Schlagwort SaaS – Software as a Service. Heute, 10 Jahre später und gerade erst von der Microsoft Inspire in Washington zurückgekehrt, bin ich schlicht beeindruckt, wo die vor einer Dekade angekündigte Software-as-a-Service-Welt (bzw. Cloud) steht. Die damals öffentlich initialisierte Cloud-Strategie von Microsoft wurde fokussiert und zielorientiert angepackt, umgesetzt und wird nach wie vor mit aller Kraft vorangetrieben. Die heute vorliegende Office 365 Cloud-Lösung ist enorm gewachsen und es fällt zuweilen schwer, den Überblick über alle bestehenden «Apps» respektive Möglichkeiten und Vorteile zu behalten. Ich möchte diesen Blog deshalb nutzen um Ihnen einen groben, aber nicht vollständigen Überblick der aktuell zur Verfügung stehenden Apps zusammenzustellen.

Wichtig zu beachten ist, dass die nachfolgende Übersicht ein möglichst breites Spektrum aufzeigen soll, die Verfügbarkeit der einzelnen Dienste jedoch abhängig von den verschiedenen Lizenzmodellen (Office 365 Business, ProPlus, Enterprise E1 – 5) ist, teilweise aber auch separat zu lizenzieren sind.

Insbesondere bestechend ist das Konzept der Datenhaltung in Office 365. Anstelle des «veralteten», aber nach wie vor weit verbreiteten applikationsbezogenen Speichern der Daten in irgendwelchen Datenbanken, erfolgt die Speicherung sämtlicher Daten und unabhängig der eingesetzten App via dem sogenannten Common Data Service. Somit ist einerseits gewährleistet, dass sämtliche Unternehmensdaten an einem zentralen Ort gespeichert sind, andererseits sämtliche Office 365 Apps direkt mit dem Common Data Service interagieren und somit Datensilos eliminiert werden.

Auch trägt Microsoft der weit verbreiteten, teilweise gesetzlich begründeten Kundenerwartung der lokalen Datenhaltung in den meisten Fällen Rechnung - Hybride Cloudlösungen sind gemäss Aussagen von Microsoft «State of the art».

Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint - nicht nur für Browser-Bearbeitung

Die «Klassiker» und die wohl am meisten verbreiteten Produkte aus dem Hause Microsoft. In Office 365 enthalten sind die Applikationen Word, Excel und PowerPoint. Entgegen der Annahme Vieler ist damit nicht nur das browserbasierte Lesen und Bearbeiten von Dokumenten gemeint, sondern beinhaltet die Office 365 Lizenz ebenfalls das Recht zur lokalen Installation der Produkte auf bis zu 5 PCs, 5 Tablets und 5 Smartphones pro lizenziertem Anwender – ein riesen Einsparpotenzial für viele Firmen.

Testen Sie Ihr Wissen zu   Office 365 in einem kurzen Quiz!

Exchange Online: Von praktisch überall aus produktiver arbeiten

Der momentan wohl am meisten verwendete Online-Dienst von Office 365. Mit Microsoft Exchange sind Sie produktiver, dank professioneller E-Mail-Funktionen, die Ihnen auf dem Smartphone, Tablet, Desktop und im Web zur Verfügung stehen.

PowerApps: Apps ohne Programmier-Knowhow erstellen

Mein absoluter Favorit mit unermesslichem Potenzial. Mit Power Apps können firmenweit Apps zur Erfassung und Administration Ihrer Daten erstellt und deviceunabhängig bereitgestellt werden. Sie möchten Ihre Spesen direkt unterwegs erfassen, Baumängel direkt vor Ort mit Ihrem Mobile oder iPad dokumentieren inklusive entsprechendem Foto, oder Ihr Mittagessen in der Mensa per Knopfdruck vorbestellen, neue Kunden und Kontakte unterwegs erfassen und automatisch in Ihrem CRM speichern? Nur einige wenige, spontane Ideen was sich mit Power Apps realisieren lässt – und es gibt noch Hunderte von Einsatzgebieten. 

Flow: automatisierte Workflows zwischen Ihren bevorzugten Apps und Diensten

Die häufigste Verwendung von Flow ist es Benachrichtigungen auszulösen. Zum Beispiel wenn ein neuer Lead zu Microsoft Dynamics CRM hinzugefügt wird, werden sämtliche Vertriebsmitarbeiter per E-Mail mit Details über diesen Lead informiert. Flow kann auch zum Kopieren von Dateien verwendet werden. Wenn beispielsweise eine neue Datei zu Dropbox oder OneDrive hinzugefügt wird, kann automatisch eine Kopie der Datei an SharePoint gesendet werden. Aber auch das Absetzen eines Tweets mit Ihrem Firmennamen kann eine Infomail an Ihre Kommunikation auslösen oder einen Eintrag in Ihre SQL Datenbank vornehmen. Auch hier ist das Potenzial der möglichen Automatisierung unendlich.

SharePoint Online: Ihr mobiles, intelligentes Intranet

SharePoint Online beinhaltet grundsätzlich die gleichen Möglichkeiten zum Teilen, gemeinsamen Bearbeiten von Informationen bis hin zur digitalisierten Abbildung Ihrer Organisation und Geschäftsprozessen wie wir sie mit SharePoint on Premise kennen. SharePoint ist jedoch überall dort «im Hintergrund» präsent, wenn es darum geht Dokumente zu speichern, so beispielsweise in Teams oder Groups.

Microsoft Teams: Die neue Art der Teamzusammenarbeit an einem zentralen Ort

Kommunizieren Sie flexibel mit Kollegen und Kunden und halten Sie alle auf dem gleichen Stand. Ermöglichen Sie Ihrem Team direkt aus Office 365 heraus Zugriff auf alle wichtigen Funktionen. Alle Inhalte, Werkzeuge, Kontakte und Unterhaltungen sind im Arbeitsbereich von Microsoft Teams verfügbar. Bearbeiten Sie Ihre Dokumente direkt in der Anwendung. Nutzen Sie den integrierten Zugriff auf SharePoint, OneNote und Skype for Business und ergänzen Sie Ihr Teams mit weiteren Apps aus dem gesamten Office 365. 

StaffHub: Die Lösung für Mitarbeiter in Service und Produktion

Zeitpläne für die Arbeitsorganisation und Urlaubsplanung erstellen und anzeigen und immer auf dem neuesten Stand sein – mit dieser Anwendung haben Mitarbeiter in Service und Produktion alles im Griff - unabhängig ihres Standorts und der eingesetzten Hardware.

Microsoft Planner: Teamarbeit und Aufgaben organisieren

Werden Sie produktiver mit nahtloser Teamarbeit! Mit Planner kann Ihr Team mühelos neue Pläne erstellen, Aufgaben organisieren und zuweisen, Dateien freigeben, aktuelle Aufgaben im Chat besprechen und sich über Fortschritte austauschen. 

Microsoft Bookings: Termine einfach planen

Microsoft Bookings ist eine schnelle und einfache Alternative zum Planen von Terminen per Telefon wie wir sie beispielsweise beim Coiffeur oder Arzt kennen. Über eine individualisierte, öffentliche Webseite können Ihre Kunden rund um die Uhr freie Termine finden und planen. 

OneDrive for Business: Die "Offline-Cloud" für Ihre Dokumente

An praktisch jedem Ort produktiver arbeiten und Dateien sicher abrufen, teilen und speichern – im Büro, zu Hause oder unterwegs. Microsoft OneDrive for Business stellt sicher, dass Sie Ihre Dokumente stets aktuell lokal zur Verfügung haben und auf offline arbeiten können – ohne sich um die Synchronisierung der Daten kümmern zu müssen. 

Skype for Business: Gute Kommunikation – die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit

Lassen Sie Ihre Teams aus täglich genutzten Office-Anwendungen heraus direkt über eine vertraute Oberfläche kommunizieren. Mit Skype for Business können Sie Ihre Infrastruktur jetzt mit einer einheitlichen Plattform für Telefonie, Konferenzen, Videos und Inhaltsfreigabe optimieren. 

Power BI: Excel-Reporting war gestern

Wer kennt es nicht: Das Reporting in Unternehmen läuft praktisch weltweit via tausenden Excel-Dateien – mehr oder weniger fundiert, geschweige denn zentral und basierend auf Live-Daten. Mit Power BI revolutioniert Microsoft die Business Intelligence der klassischen Produkte. Power BI visualisiert Ihre firmenweiten Daten und konsolidiert diese unabhängig von den verschiedenen Speicherquellen. Hierbei können sowohl Daten (z.B. Excel, XML, TXT, CSV), klassische Datenbanken (z.B. SQL, Oracle etc.), Online-Dienste (z.B. Dynamics 365, Salesforce, SharePoint, Google Analytics etc.) oder Webdienste via OData als Datenbasis verknüpft werden. Die Bereitstellung der Dashboards erfolgt ebenfalls zentral und gruppengesteuert.  

Stream: Mehr als einfach nur Videos bereitstellen.

Mit Streams teilen Sie nicht einfach nur Videos sondern dank der Audiotranskription und Gesichtserkennung ist das Auffinden relevanter Inhalte spielend einfach. Das gilt sogar für einzelne gesprochene Wörter (aktuell nur in Englisch und Spanisch verüfgbar) oder Personen. 

Yammer: Vernetzt im Unternehmen

Miteinander diskutieren, Neuigkeiten austauschen und Antworten von Kollegen auf der ganzen Welt erhalten – Yammer bietet eine schnellere und produktivere Lösung für Ihr Team, um sich mit anderen zu vernetzen und unternehmensweit zusammenzuarbeiten.

Immenses Potenzial für Unternehmen

Wer aber denkt, dass die Office 365 Apps nur «Out of the box» angeboten werden, der täuscht sich: Mit Microsoft AppSource ist gewährleistet, dass Ihre individualisierten Apps zentral unterhalten und bereitgestellt werden und per «Knopfdruck» firmenweit veröffentlicht werden.

Circle Office 365 OnPoint Solutions

Office 365: Nicht nur Office in der Cloud (Quelle: OnPoint Solutions)

Die Möglichkeiten von Office 365 sind immens und das Potenzial für Unternehmen gewaltig. Wer glaubt, dass er Office 365 bloss zu lizenzieren braucht und die Organisation und Anwender glücklich sein werden, der wird mit höchster Wahrscheinlichkeit ein unsanftes Erwachen erleben. Wie bei jeder Software gehört eine firmenweite Strategie sowie die fundierte Organisations-, Kommunikations- und Prozessanalyse inklusive Zielformulierung der IT und des Business zur Hauptvoraussetzung für eine erfolgreiche Einführung – denn nur hier zeigt sich welche App in welcher Ausprägung und Kombination für welches Einsatzgebiet in Ihrer Organisation richtig eingesetzt wird. Hierzu kann ich nur empfehlen, sich von erfahrenen Profis auf dem Weg begleiten und führen zu lassen.

Topics: Microsoft, Cloud, Office 365, Power BI