Microsoft Office 365: Was, wann, wie nutzen um die Möglichkeiten voll auszuschöpfen

Wer bei Microsoft Office 365 lediglich an Online-Versionen bekannter Officeprogramme wie Excel, Word und PowerPoint denkt, der irrt: Der Funktionsumfang von Microsofts-Cloud- und Desktop-Büropaket ist weit grösser als oft angenommen. Getreu dem Motto „Die einfachste Art der Zusammenarbeit“ stellt es zahlreiche nützliche Werkzeuge bereit, um die unternehmensinterne Kommunikation und die gemeinsame Arbeit an Projekten über mehrere Abteilungen oder Standorte hinweg effizienter und bequemer zu gestalten. Vom Erstellen und Verwalten von Notizen und der gemeinsamen Arbeit an Texten oder Tabellen über informative Team-Websites in SharePoint und Social-Networking mit Yammer bis hin zu E-Mail, Instant Messaging und Online-Telefonie für die zeitnahe Kommunikation ist vieles möglich.

Diese Vielfalt kann überfordern. Um maximalen Nutzen aus dem Software-as-a-Service-Paket zu ziehen, bedarf es einer guten Strategie. In diesem Blog-Artikel erfahren Sie, welche Faktoren eine Rolle spielen, wenn es um die Auswahl und Einführung neuer Tools oder deren erweiterte Nutzung geht.

Fähigkeiten und Bedürfnisse berücksichtigen

Als Fundament für die Entscheidung darüber, welche Tools wann und in welchem Umfang genutzt werden sollen, dient eine gut durchdachte Technologie-Strategie des Unternehmens. Basierend auf dieser Strategie gilt es, die Fähigkeiten und Bedürfnisse aller Gruppen und Individuen zu berücksichtigen, die künftig mit den Tools arbeiten sollen.

Zunächst ist da die unternehmensinterne IT, die sich so eingehend mit dem neuen Werkzeug beschäftigen muss, dass sie anschliessend sowohl die Implementierung als auch die folgende Betreuung und Wartung übernehmen kann. Hier gilt es genau zu analysieren, ob und in welchem zeitlichen Rahmen dies überhaupt möglich ist. In vielen Fällen stellt es sich als sinnvoll heraus, neu hinzukommende Aufgabenbereiche zumindest zeitweise an externe IT-Fachkräfte zu delegieren. Ein solches Outsourcing verhindert eine Überlastung der IT-Abteilung, die sich – parallel zur allmählichen Einarbeitung in den Funktionsumfang der Tools mit Unterstützung externer Fachkräfte – vor allem auf ihre alltäglichen Aufgaben konzentrieren kann.

Zugleich birgt die Zusammenarbeit mit externen Office-365-Experten den Vorteil, dass auch der sich ergebende Schulungsbedarf des Personals besser abgedeckt werden kann. Aber nicht nur die IT-Abteilung braucht Zeit, um sich mit neuen Technologien vertraut zu machen – auf alle anderen Mitarbeitenden trifft dies ebenso zu. Oft haben sich Arbeitsabläufe unter Verwendung bestimmter Tools über Jahre hinweg eingespielt, und den Anwendern fällt es schwer, die Beweggründe für einen Umstieg zu begreifen. Indem Sie Ihnen die Vorteile der Office-365-Tools für die gemeinsame Arbeit mit den Kollegen aufzeigen, fördern Sie die Bereitschaft, sich an einer schnellen Umsetzung der Veränderungen zu beteiligen. Je schneller diese erfolgt, desto schneller zeigen sich auch positive Resultate. Negative Konsequenzen wie Zeitverlust bei der Arbeit an Projekten werden gleichsam reduziert.

Strategie zur Auswahl der geeigneten Tools: kombinieren statt vergleichen

Viele Funktionen der in Office 365 enthaltenen Werkzeuge überschneiden sich. Dies verführt dazu, Vergleiche anzustellen, und schnell kommen Fragen wie „Welches Tool ist besser?“ auf. Solche direkten Vergleiche sind jedoch nicht zielführend, sondern schränken die Möglichkeiten des Nutzers nur unnötig ein. Wie die folgende Grafik der Firma 2tolead zeigt, ist die Verwendung verschiedener Werkzeuge die bessere Lösung – denn so kann der Nutzer je nach Situation und Adressaten entscheiden, welches Tool das passende ist.

In Szenarien denken

Ebenfalls hilfreich bei der Wahl der geeigneten Vorgehensweise ist es, in Szenarien zu denken. Konkrete Aufgaben und Anforderungen des Business-Alltags können mit korrespondierenden Office-365-Tools verknüpft werden. Wie gut lassen sich die Aufgaben mit bestimmten Tools bewältigen, und ist – zumindest auf dieser Ebene – ein anderes Tool doch besser geeignet? 

Möchten auch Sie das volle Potenzial von Office 365 ausschöpfen? Gern helfen Ihnen unsere engagierten IT-Fachkräfte bei der Auswahl und Einführung der für Ihr Business geeigneten Tools. Rufen Sie uns einfach an.