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UPGREAT Blog

Fileablage in 4 Schritten ablösen – Mehr Effizienz mit umfassendem Dokumentenmanagementsystem DMS

Eine Dokumentenablage auf Fileservern ist in vielen Unternehmen noch immer die Regel – dabei lassen sich mit einem Dokumentenmanagementsystem DMS wie Microsoft SharePoint die Daten deutlich vielseitiger nutzen. Doch bei einer Migration von Fileablage auf SharePoint stellt sich die Frage: Wie lässt sich das Ganze effizient gestalten?

Die Vorteile von SharePoint habe ich in meinem Blogbeitrag eingängig dargestellt: Mit dem richtigen Informations-Management können Daten strukturiert für alle zugriffsberechtigten Mitarbeitenden verfügbar gemacht werden. Denn allzu oft kommt es vor, dass die Suche nach den passenden Informationen einen Grossteil der Arbeitszeit in Anspruch nimmt – und häufig sogar erfolglos verläuft. Eine Migration auf SharePoint kann hier die Arbeitsabläufe wesentlich effizienter machen. Allerdings sollte diese richtig durchgeführt werden, um Probleme bei der Umstellung zu vermeiden.

Ablsung_Fileablage.pngSchritt 1: Analyse der Situation und Planung der Migration

Bevor Sie sich mit einem Termin für die Umstellung oder auch Schulungen für Mitarbeitende beschäftigen, sollten Sie Ihren Datenbestand genau analysieren. Welche Daten sind vorhanden und welche davon sollen überhaupt übernommen werden? Gibt es zum Beispiel veraltete Daten, die nicht mehr benötigt werden? Zudem können Sie mit einer vorherigen Analyse mögliche Problemfälle ausmachen – in SharePoint sind das etwa Dateien mit Sonderzeichen im Namen oder überlange Dateipfade. Bei der Planung ist zu beachten, dass eine Bereinigung der Datenstruktur im Vorfeld oftmals sinnvoll ist.

Darüber hinaus müssen Sie bei der Migration den laufenden Geschäftsbetrieb bedenken, der durch die Vorgänge natürlich so wenig wie möglich gestört werden sollte. Da die Umstellung, je nach Datenmenge, Netzwerk- und Serverleistung, durchaus mehrere Tage in Anspruch nehmen kann, ist hier ein exakter Terminplan unerlässlich. Diesen sollten Sie Ihren Mitarbeitenden so früh wie möglich kommunizieren und sie auch regelmässig an die anstehende Migration erinnern, damit sie rechtzeitig eventuelle Vorbereitungen treffen können.

Schritt 2: Vorbereitung der Datenmigration

Bevor es an die eigentliche Umstellung geht, ist es oft unerlässlich, das Quellverzeichnis anhand der zuvor durchgeführten Analyse manuell zu bereinigen. Transferverzeichnisse entsprechend den geplanten SharePoint-Strukturen sind eine oft eingesetzte Lösung. Nicht zwingend erforderlich, aber in vielen Fällen sinnvoll ist eine Bereinigung und/oder Anreicherung der Metadaten. Damit können in SharePoint Ordnerstrukturen durch Metadaten ersetzt werden. Unbedingt nötig ist es dagegen, eine Testmigration durchzuführen,um das Risiko von unerwartet auftretenden Problemen zu minimieren.

Schritt 3: Die Migration der Daten

Sind die Vorbereitungen alle abgeschlossen, kann (und sollte) die Umstellung direkt im Anschluss an die erfolgreiche Testmigration durchgeführt werden. Die Migration kann disponiert werden und startet zum geplanten Zeitpunkt automatisch. Das Migrationsprotokoll kann nach Migrationsabschluss Aufschluss über mögliche Fehler geben, zudem sollten automatisch angelegte Indexspalten und Metadaten überprüft werden.

Schritt 4: Kontrolle der Migration

Nach Abschluss der Übertragung müssen nur noch die Fachbereiche informiert werden, damit diese über die Freigabe entscheiden. Innerhalb der Abteilung ist es am leichtesten möglich festzustellen, ob Korrekturen oder eine „Nachmigration“ bestimmter Daten nötig sind. Wurden eventuelle Fehler behoben, kann der Abschluss des Vorgangs im Anschluss schriftlich bestätigt werden. Nun kann mit der produktiven Arbeit auf der SharePoint-Umgebung begonnen werden. 

Migration zum DMS – nur mit einem Experten

Wie Sie sehen, sind für eine Migration auf SharePoint mehrere Punkte zu beachten – da ist es wichtig, einen erfahrenen Partner an der Seite zu haben. Lassen Sie sich von unseren Leistungen überzeugen – denn UPGREAT steht nicht nur für umfangreiches Fachwissen und hocheffiziente IT-Lösungen, sondern auch für unbedingte Kundenzufriedenheit, Engagement und einen individuellen Service.

 

Topics: Methoden, Praxis, SharePoint, DMS