Grosse Serverschränke in klimatisierten Räumen – das war lange Zeit das Rückgrat der IT in Unternehmen. Inzwischen lässt sich dank SaaS (Software as a Service,) PaaS (Platform as a Service) und IaaS (Infrastructure as a Service) aber vieles auslagern und kann bedarfsgerecht in Anspruch genommen werden. Outsourcing in der IT kann also nicht nur auf personeller, sondern auch auf technischer Ebene erfolgen. Neben der Frage „Make or buy?“ kommen dadurch aber noch andere Fragenstellungen auf: Wie lässt sich die Qualität eines Services bestimmen? Wie kann man dafür sorgen, dass die Unternehmens-IT das Erreichen der geschäftlichen Ziele optimal unterstützt? Und ergeben sich durch das Outsourcing nicht neue Sicherheitsrisiken?
IT-Governance als Grundlage
Unabhängig davon, ob Sie Ihre interne IT-Abteilung durch Outsourcing entlasten wollen oder nicht – um auch in der IT kosteneffizient arbeiten zu können, sind bestimmte Regelungen und Organisationsstrukturen nötig, anhand derer die Prozesse in der IT ausgerichtet und geprüft werden können. Diese Strukturen und Regelungen werden unter dem Begriff IT-Governance zusammengefasst.
Das Prinzip von IT-Governance ist relativ einfach: Die Unternehmensleitung schliesst die IT – die sonst eher eine unterstützende Funktion hat – bei der Planung der Geschäftsziele ein und legt somit auch Ziele für die IT-Abteilung fest.
Kontrolle der IT-Abteilung – Kosten und Nutzen
Durch die stärkere Einbindung der IT-Abteilung in die Organisation des Unternehmens ergibt sich auch die Notwendigkeit, die Arbeit der Abteilung stärker anhand von rein wirtschaftlichen Gesichtspunkten zu bewerten. Bringen bestimmte Massnahmen das Unternehmen seinen Zielen näher und stehen die Kosten dabei im Verhältnis zum Nutzen? Diese Frage lässt sich – wie in anderen Abteilungen auch – nur mit Hilfe von verlässlichen Daten beantworten. Mit einem Tool wie Power BI von Microsoft haben die im Unternehmen Verantwortlichen alle notwendigen Daten zur Hand und können diese – ohne Programmierkenntnisse – auswerten und in übersichtlichen Berichten zusammenfassen und weiterleiten. So ist es möglich zu prüfen, ob beispielsweise die Einführung eines neuen Tools die entsprechenden Prozesse so weit beschleunigt hat wie geplant.
Make or Buy – Outsourcing bringt Flexibilität
Bei einer Make-or-Buy-Entscheidung in Sachen IT sollte natürlich die Auslastung der Abteilung eine Rolle spielen – sind die Mitarbeiter alle mit alltäglichen Aufgaben beschäftigt, wird es nur schwer möglich sein, zusätzlich ein neues Tool zu entwickeln. Oft sind aber nicht die personellen, sondern die technischen Kapazitäten der begrenzende Faktor bei der Entwicklung neuer Tools. Hier können Cloud-Lösungen wie Microsoft Azure weiterhelfen. Mit Azure stehen Entwicklungs- und Testumgebungen zur Verfügung, die je nach Bedarf in Anspruch genommen werden können – und die nur nach tatsächlich in Anspruch genommener Leistung abgerechnet werden. Da Azure zudem leicht und individuell zu konfigurieren ist, verschiedene Programmiersprachen und Plattformen unterstützt und zahlreiche Voreinstellungen für häufig verwendete Umgebungen mitbringt, macht es die IT-Abteilung bei der Entwicklung neuer Tools sehr flexibel.
Für die IT-Governance bringt eine Cloud-Lösung wie Azure ebenfalls Vorteile, denn die Kosten lassen sich im Voraus gut abschätzen. Das wiederum erleichtert die Kosten-Nutzen-Analyse und die Entscheidung zwischen Make or Buy. Welche Wahl hier die richtige ist, hängt natürlich stets von den jeweiligen Bedingungen im Unternehmen ab. Generell lässt sich aber sagen, dass sich sehr individuelle Problemstellungen meist besser durch intern entwickelte Tools lösen lassen, während für alltägliche Anwendungen Standardlösungen oft kostengünstiger sind. Oft lassen sich Letztere recht weit anpassen und so auf die Bedürfnisse des Unternehmens abstimmen, sodass sich die IT-Abteilung auf die Entwicklung von Spezialanwendungen für das Unternehmen konzentrieren kann.
Outsourcing und Ausfallsicherheit
Ein weiterer wichtiger Punkt beim Thema Outsourcing ist die Ausfallsicherheit der gesamten Unternehmens-IT. Kaum ein Unternehmen kann heute ohne IT arbeiten – selbst klassische Produktionsbetriebe sind durch die Automatisierung abhängig von der IT. Daher ist es entscheidend, dass durch entsprechende Backup-Lösungen ein kompletter Ausfall der IT verhindert wird. Ausgelagerte – und am besten in der Cloud verfügbare – Dienste sind hier eine gute Variante, denn sie verursachen nur geringe laufende Kosten und sind sofort verfügbar, wenn sie benötigt werden.
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