Information Management mit SharePoint: Die richtige Information, zur richtigen Zeit am richtigen Ort

Information Management ist allgegenwärtig. Wir alle arbeiten mit Informationen und haben das Bedürfnis die richtige Information, am richtigen Ort und zum richtigen Zeitpunkt zu erhalten. Am Beispiel unseres eigenen Unternehmens UPGREAT zeige ich in diesem Video, wie wir entlang der Wertschöpfungskette unterbruchsfrei und digital mit Informationen arbeiten:

• Wie werden Informationen rund um den Kontakt mit Kunden verwaltet (CRM)?
• Was passiert wenn aus dem Angebot ein Projekt wird (Projekt Management)?
• Wie wandern Informationen über ein abgeschlossenes Projekt anschliessend in den Betrieb?

Das digitale Dossier schafft Ordnung

Die ersten Informationen mit denen wir zu tun haben sind Kundendaten wie Namen, Standort, Branche, Unternehmensgrösse und Potential. Zusätzlich haben wir z.B. Ausschreibungsunterlagen, Broschüren und Sitzungsprotokolle etc. All diese Informationen müssen wir ablegen und immer verfügbar haben. Wir haben hierzu das physische Dossier im Microsoft SharePoint als strukturiertes Dossier abgebildet und für alle zugänglich gemacht.

Kundenverwaltung (CRM)

Der Kunde steht bei uns im Zentrum, nicht nur in unserer Philosophie, sondern auch auf unserer Plattform. Wir nennen diese Plattform Information Center, kurz IC. Der Kunde mit allen relevanten Informationen wird erfasst, sein Standort hinzugefügt und Kontakte hinterlegt. Anschliessend erstellen wir für den Kunden ein Lösungsdesign, welches wir ihm in Form einer Offerte zukommen lassen. Wir legen alle entsprechenden Informationen in einer Opportunity ab, diese ist mit dem Kunden verknüpft und lässt sich mit einem Klick erreichen. Alle Dokumente der Offerte werden in der Opportunity abgelegt. Sie erhalten dabei automatisch Metadaten, was ermöglicht, dass sie sehr schnell und effizient über die Volltextsuche gefunden werden. Wir nutzen gerne das Feature, dass mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können. Unsere Mitarbeiter halten alle Aktivitäten der Zusammenarbeit mit einem Kunden in einem bestimmten Bereich fest. So weiss jeder jederzeit, was bereits gelaufen ist.

Projekt Management

Sobald die Offerte erfolgreich abgeschlossen ist und der Kunde mit uns ins Rennen gehen möchte, startet ein Projekt. Bei uns laufen die Projekte nach einem sehr stringenten Projektprozess basierend auf PMI ab. Dieser ist dokumentiert und beinhaltet die üblichen Elemente, wie die Zerlegung der Aufgaben in Arbeitspakete und Tasks, Meilensteine und Changes. Alle Elemente sind miteinander verknüpft und stehen allen Mitarbeitenden zur Verfügung. Tasks definieren die Arbeitspakete und die Projektmitarbeiter buchen ihre Stundenaufwände auf die Tasks. Damit bilden wir die Basis für ein integriertes Controlling des Projekts und die spätere Verrechnung.

Betrieb

Die weitere Zusammenarbeit mit dem Kunden nach dem erfolgreichen Projektabschluss der z.B. in Richtung eines Betriebs geht, basiert auf Verträgen. Verträge spielen dort eine zentrale Rolle, haben eine Verknüpfung zu den Projekten und zum Kunden und bilden die Basis für die Dienstleistungen im Betrieb.  

Ein massgeschneidertes Information Management ist nichts, was in einem Wurf entsteht. Es ist vielmehr eine Reise, wo man die Bedürfnisse erkennt, priorisiert und der Kunde Schritt für Schritt seine Plattform aufbaut.  

Interessiert?

Wenn Sie sich für unsere Expertise im Bereich Information Management interessieren, wenden Sie sich gerne an uns. Unsere IT Business Consultants bringen jahrelange Erfahrung bei der Erstellung von IT-Lösungen, viel Engagement und frische Ideen mit. Wir beraten Sie gerne umfassend zur Umsetzung Ihrer Pläne und freuen uns Sie auf dieser Reise zu begleiten.