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Haben Rechnungen in Papierform ausgedient?

Das „paperless Office“, also das papierlose Büro, ist seit vielen Jahren ein erklärtes Ziel in zahlreichen Unternehmen. Insbesondere in der Verwaltung können durch die Verlagerung von Papierdokumenten auf elektronische Dokumente verschiedene Prozesse optimiert und so Kosten eingespart werden. Gänzlich verbannen lässt sich das Papier aus dem Büro aber nicht – für eine kurze Notiz, eine Skizze für den Kollegen oder eine Nachricht an der Kaffeemaschine in der Lounge ist es noch immer die erste Wahl. Das hat leider dazu geführt, dass einige Mitarbeiter die Abkehr vom Papier generell als sinnlos ansehen – allerdings liegen sie damit falsch. Die Digitalisierung von Dokumenten kann die Arbeit deutlich vereinfachen und beschleunigen, wie wir hier am Beispiel des Rechnungslaufs anschauen wollen.

Mehr Effizienz dank automatisiertem Rechnungslauf

Eine Rechnung in Papierform scheint auf den ersten Blick keine grossen Vorteile gegenüber einer digitalisierten Rechnung zu haben. Schliesslich wird die Rechnung nur verschickt und bezahlt, dann ist die ganze Angelegenheit auch schon erledigt … oder?

Ganz so einfach ist es nicht, denn ganz gleich, ob ein- oder ausgehende Rechnung, vor der Bearbeitung muss das Dokument auf seine Richtigkeit geprüft werden. Stimmt der Adressat? Wurden die korrekten Leistungen abgerechnet? Gibt es ein entsprechendes Projekt beziehungsweise liegt ein passender Auftrag vor? Wurde der Leistungszeitraum richtig angegeben? Entspricht der Rechnungsbetrag in etwa dem Betrag aus dem Kostenvoranschlag? Diese und verschiedene andere Fragen müssen geklärt werden, bevor Geld angewiesen beziehungsweise die Rechnung verschickt werden kann. Und genau hier setzt die Automatisierung an – liegen die Rechnungsdaten in elektronischer Form vor, können sie problemlos automatisch ausgelesen und mit den Referenzdaten abgeglichen werden.

Es muss sich also kein Mitarbeitender mehr hinsetzen und die einzelnen Rechnungspunkte mühsam von Hand kontrollieren. Stattdessen prüft das System vor Versand oder bei Eingang der Rechnung alle relevanten Punkte. Wurden keine Fehler gefunden, kann das System die Rechnung im Anschluss automatisch verschicken oder die Zahlung zu einem bestimmten Termin freigeben. Bei Unregelmässigkeiten oder widersprüchlichen Daten wird dagegen ein Mitarbeitender informiert, der die Daten überprüft. So muss nur noch ein Bruchteil der ein- und ausgehenden Rechnungen kontrolliert werden, sodass sich die Mitarbeitenden in der Finanzabteilung wichtigeren Aufgaben zuwenden können. Zudem wird die Bearbeitung der Rechnungen deutlich beschleunigt – das hilft, die Liquidität zu erhöhen. Darüber hinaus werden alle Rechnungsdokumente an einer Stelle zentral gesammelt und verwaltet, was die Suche nach bestimmten Dokumenten erleichtert und die Vergabe von Berechtigungen vereinfacht. Ausserdem haben so alle Mitarbeitenden Zugriff auf die relevanten Daten, sodass bei Abwesenheit eines Mitarbeitenden keine Rechnungen unbearbeitet „liegenbleiben“.

10 Erfolgsfaktoren SharePoint Einführung

SharePoint – ideale Basis für die Automatisierung 

Ein automatisierter Rechnungslauf ist also ein wichtiger Schritt hin zu mehr Effizienz – aber wie lässt er sich technisch umsetzen? Nun, als System für die Rechnungsverwaltung bietet sich SharePoint von Microsoft an. SharePoint wird ohnehin bereits in vielen Unternehmen eingesetzt, denn es verbessert mit seinen Funktionen die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden und erleichtert die Verwaltung und den sicheren Austausch von Dokumenten. SharePoint kann zudem ohne Weiteres Rechnungen verwalten und prüfen. Darüber hinaus bietet es verschiedene Rechnungscockpits, die den jeweils zuständigen Stellen im Unternehmen die benötigten Informationen liefern. Zusätzlich kann SharePoint aus Rechnungen die relevanten Daten auslesen und in standardisierter Form ins System übernehmen – das erleichtert die Bearbeitung und Kontrolle, ausserdem sind die Daten für Mitarbeitende leichter zu erfassen.

Mit SharePoint haben Sie also eine ideale Lösung für die automatisierte Rechnungsbearbeitung gefunden. Leider gibt es aber noch ein Problem: Längst nicht alle Firmen sind auf das papierlose Büro umgestiegen und verschicken weiterhin Rechnungen in Papierform. Wie bekommen Sie diese Daten in Ihr System? Mit einem Scan oder einem Foto erhalten Sie nur Bilddaten, die von SharePoint nicht verarbeitet werden können.

Natürlich gibt es auch hier eine Lösung – und die heisst OCR. Die Abkürzung steht für „Optical Character Recognition“, also „optische Zeichenerkennung“. Bei diesem Prozess wird in Bilddaten nach Buchstaben und anderen Zeichen gesucht, die dann in einen „regulären“ Text überführt werden. Auf diese Weise lassen sich Bilddaten für SharePoint nutzbar machen – und selbstverständlich gibt es verschiedene OCR-Erweiterungen für das Microsoft-System.

Mit UPGREAT in Richtung papierloses Büro

Wenn Sie mehr über den automatisierten Rechnungslauf, SharePoint erfahren wollen, haben Sie mit UPGREAT den idealen Partner gefunden. Unsere Consultants beraten Sie gerne zu den Möglichkeiten und berücksichtigen dabei die individuellen Voraussetzungen in Ihrem Unternehmen. Kontaktieren Sie uns und lassen Sie sich von unserem Service und unseren Leistungen überzeugen!

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Topics: Digitalisierung, SharePoint, Automation