Die Digitalisierung hat nicht nur die Wirtschaft erfasst, sondern die Gesellschaft als Ganzes. Das schliesst allerdings nicht nur Firmen und Bürger ein, sondern auch die öffentliche Verwaltung. Städte und Gemeinden werden sich über kurz oder lang der digitalen Transformation stellen müssen – erste Ansätze in diese Richtung gibt es bereits. Das Problem ist allerdings, dass dieser Veränderungsprozess viel zu oft auf die Einführung neuer technischer Lösungen reduziert wird, anstatt Organisation und Prozesse ebenfalls einzubeziehen oder gar zu hinterfragen.
Nur mit zukunftsweisenden Ideen, unverbrauchten Ansätzen und dem Mut, auch möglicherweise riskante Neuerung umzusetzen, werden Städte und Gemeinden in der Lage sein, den digitalen Wandel zu meistern. Dabei stehen sie allerdings auch vor grossen Herausforderungen, denn neben den allgemeinen Hürden, die auf dem Weg zu Digitalisierung zu nehmen sind, gibt es noch Schwierigkeiten, mit denen sich nur die öffentliche Verwaltung auseinandersetzen muss. Wie also finden Städte und Gemeinden erfolgreich in die digitale Zukunft?
Die digitale Transformation eröffnet neue Möglichkeiten in der Verwaltung …
Ein entscheidender Faktor dabei ist die Zielsetzung. Wie eingangs schon erwähnt, reicht es nicht, einfach Digitaltechnik und digitale Lösungen für bekannte Aufgaben in der Verwaltung einzuführen. Darüber hinaus sollte man mit den Veränderungen stets ein klares Ziel verfolgen. Das Minimalziel sollte sein, dass die Verwaltung vereinfacht oder die Effizienz gesteigert wird. Auch ohne aufwändige Prozess- und Organisaionsoptimierung bietet Digitaltechnik einen Quickwin, z.B. durch den Einsatz elektronischer Formulare, selbstständig ausfüllbar durch die Einwohner. Durch digitalisierte Formulare lassen sich Papier und somit Kosten sparen, die Datenqualität und
-vollständigkeit erhöhen und somit die Effizienz steigern.
Damit sind die Möglichkeiten aber längst noch nicht erschöpft: Digitale Angebote können rund um die Uhr und damit unabhängig von Öffnungszeiten angeboten werden. Das erleichtert gerade Berufstätigen den „Gang zum Amt“, der dann nur noch ein Gang zum PC ist. Aber nicht nur die Bürger profitieren, wenn Formulare und Anträge digital eingereicht werden können – die Verwaltung kann Personal im Schalterbetrieb einsparen und die Mitarbeitenden für andere Aufgaben einsetzen. Im Idealfall gibt es nur noch eine Anlaufstelle mit mehreren Schaltern, an denen die Bürger Hilfe zu sämtlichen Fragen rund um die Verwaltung erhalten. So sind im Zweifel alle relevanten Informationen schon an einem Ort zusammengeführt, ausserdem werden durch das digitale Angebot weniger Leute den physischen Schalter nutzen – so können sich die Mitarbeitenden mehr Zeit für die Anliegen des Einzelnen nehmen.
Städte und Gemeinden können die digitalen Kanäle zusätzlich nutzen, um mit Einwohnern zu kommunizieren. So wäre es beispielsweise denkbar, dass Bürger mit Hilfe von Social Media über bestimmte Ereignisse informiert werden, wie z.B. über anstehende Behinderungen durch Baumassnahmen, neue Verordnungen oder ein Volksfest in der nächsten Zeit. Ganz allgemein sollten Städte und Gemeinden darauf achten, den Kontakt zu den Einwohnern aufrechtzuerhalten. Digitale Kommunikation ist in der Regel etwas unpersönlicher, dafür aber sehr effizient. Die durch die Digitalisierung eingesparte Zeit könnte in die Öffentlichkeitsarbeit investiert werden – die Stadt Hamburg testet diesen Ansatz gerade im Rahmen eines Pilotprojekts.
… der Wandel bringt aber auch neue Herausforderungen mit sich
Die Möglichkeiten, die sich durch die digitale Transformation ergeben, sind gewaltig – leider steht gerade die öffentliche Verwaltung in diesem Bereich aber auch vor grossen Herausforderungen. Neben den „normalen“ Schwierigkeiten wie etwa der Schulung der Mitarbeitenden, der Wahl der passenden Technik und den Problemen bei einem Wechsel müssen sich die Städte und Gemeinden noch um weitere Fragestellungen kümmern.
So muss die Verwaltung zum Beispiel für alle Einwohner zugänglich sein – also auch für weniger technikaffine Menschen, die mit Smartphone & Co. nicht so versiert sind. Die Digitaltechnik kann die alte Vorgehensweise also nicht sofort ersetzen, die Umstellung muss nach und nach erfolgen. Das führt wiederum dazu, dass die Verwaltung wächst, denn es fällt nichts weg, es kommt nur etwas hinzu. Wesentliche Kosteneinsparungen oder eine gewaltige Steigerung der Effizienz sind in dieser Übergangsphase nur schwer zu erreichen.
Es gibt allerdings nicht nur äussere Einflüsse – die Verwaltung kann sich beim digitalen Wandel auch selbst im Weg stehen. So müssen beispielsweise Baudossiers laut Gesetz in Papierform vorliegen, was die Digitalisierung des Prozesses erschwert. Häufig fehlt in den Verwaltungen auch der Mut, Veränderungen anzugehen. Die Angst „etwas falsch zu machen“ ist oft zu gross – dabei ist es bei einer so tiefgreifenden Veränderung wie der digitalen Transformation ganz normal, dass nicht jeder eingeschlagene Weg ohne Schwierigkeiten zum Ziel führt. Die Angst vor Fehlschlägen sollte nicht dazu führen, dass man die Digitalisierung nicht in Angriff nimmt, denn sie ist bereits im Gange und wird das Leben aller Menschen nachhaltig verändern. Warum also nicht von Trägern der öffentlichen Verwaltung profitieren, die bereits erste Erfahrungen gemacht haben und Synergien, über die Gemeinde- und Kantonsgrenzen hinaus, nutzen?
Digitale Transformation in Serie
Das grösste Problem bei der Digitalisierung scheint das fehlende Wissen zu sein – auch als „digitale Unmündigkeit“ bezeichnet. Aus diesem Grund widmen wir dem Thema eine ganze Blog-Serie, in der es um verschiedene Aspekte der digitalen Transformation geht.
In Teil 1 ging es darum, dass viele Unternehmen nicht wissen, wie sie die Digitalisierung in ihrem Betrieb angehen sollen. Teil 3 befasst sich mit der Finanzbranche und in Teil 4 geht es um das Bauwesen.
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