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Der Weg zum passenden CRM-System – für Unternehmen ein steiniger Weg?

Daten spielen für Unternehmen heutzutage eine entscheidende Rolle – insbesondere Kundendaten. Das fängt im Kleinen mit den Telefonnummern und E-Mail-Adressen der jeweiligen Kontaktpersonen an, schliesst aber auch Informationen zu früheren Bestellungen, Vorlieben, Interessen, Beratungsbedarf und vielem mehr ein. Um diese Daten sinnvoll nutzen und verwalten zu können, ist ein CRM-System erforderlich. Im folgenden Beitrag wollen wir anschauen, welche Produkte in diesem Bereich überhaupt verfügbar sind und welches der Systeme auch gut ist. 

Was macht ein gutes CRM-System aus?

Bevor es um die einzelnen Systeme geht, ist es sinnvoll, zunächst einmal zu klären, was ein gutes CRM-System ausmacht. Eines aber vorneweg: Das eine, perfekte CRM-System gibt es nicht, denn Unternehmen haben sehr unterschiedliche Ansprüche und Anforderungen. Die Frage sollte daher lauten: Welches der Systeme ist für mein Unternehmen geeignet?

Trotz der individuellen Voraussetzungen gibt es aber doch einige Eigenschaften, die ein gutes CRM-System mitbringen sollte. Entscheidend ist zum Beispiel, dass sich der gesamte Customer-Lifecycle mit dem System abbilden lässt. Gibt es etwa keine Möglichkeit, den Kundenservice nach einem Kauf zu erfassen, verlaufen Aktionen in diesem Bereich schnell unkoordiniert oder fallen sogar ganz weg. Dadurch kann das gesamte Customer-Relationship-Management gestört werden. Zusätzlich muss ein gutes CRM-System auch eine durchdachte, flexible Benutzeroberfläche und eine gute Datenverwaltung bieten. Das bedeutet, dass das System sowohl mobil als auch on-premises nutzbar sein muss und dass es abgestimmte Bereiche für Sales, Backoffice, Marketing und Ähnliches gibt. Die Verwaltung der Daten muss entsprechend der gesetzlichen und internen Vorgaben erfolgen. Um beispielsweise DSGVO-konform arbeiten zu können, muss es für die Anmeldung zum Newsletter ein Opt-in-Verfahren geben. Zudem ist eine effiziente Datenverwaltung nötig. Die Daten dürfen also nur einmalig erfasst werden und müssen dann strukturiert vorliegen und entsprechend verknüpft sein. Die Stammdaten der Kunden sollten also einen direkten Zugriff auf zugehörige Daten wie Angebote und Verträge erlauben.

Darüber hinaus muss ein gutes CRM-System sowohl auf digitale wie auch auf analoge Aktivitäten ausgelegt sein und sollte eine Vielzahl von Schnittstellen verfügen, um es in die anderen Prozesse im Unternehmen einbinden zu können. Zudem sollte es nicht zu statisch gestaltet sein, damit es im Laufe der Zeit an neue oder veränderte Anforderungen angepasst werden kann.

Welche CRM-Systeme gibt es?

Ein wirklich umfassender Überblick über den Markt für CRM-Systeme ist angesichts der Zahl der Angebote kaum möglich, daher soll es hier um die bekanntesten und beliebtesten Vertreter gehen: Microsoft Dynamics 365, HubSpot und Salesforce.

HubSpot sticht zunächst einmal durch eine Eigenschaft hervor: Es ist kostenlos verfügbar. Das macht es vor allem für kleinere Unternehmen mit begrenztem Budget interessant, zumal es eine recht grosse Menge an Funktionen und Schnittstellen bietet. So lassen sich selbst komplexere Strategien problemlos umsetzen, ausserdem lässt sich das System bei Bedarf durch zusätzliche Programme von HubSpot erweitern – diese sind allerdings nicht mehr kostenlos.

Microsoft Dynamics 365 besticht dagegen durch seine immense Vielseitigkeit. Verschiedene Pakete mit unterschiedlichem Leistungsumfang, Cloud- und On-premises-Varianten, Schnittstellen zu MS-Produkten und anderen, weit verbreiteten Software-Lösungen und vor allem die Möglichkeit, praktisch alle Arten von Prozessen zu erfassen, machen Dynamics 365 zu einem Angebot, bei dem jeder das Passende findet.

Salesforce ist der Platzhirsch auf dem Markt und bietet ein umfassendes CRM-System, das alle benötigten Funktionen besitzt. Vom Umfang her fällt es irgendwo zwischen HubSpot und Dynamics 365 – es hat nicht ganz so viele Funktionen und Schnittstellen wie Dynamics, ist dafür aber auch günstiger. Letztlich sind aber sowohl Salesforce als auch Dynamics für Unternehmen aller Grössen geeignet, während sich HubSpot eher an kleinere Firmen richtet.

 Mit UPGREAT zum passenden CRM-System

Wenn Sie auf der Suche nach einem CRM-System für Ihr Unternehmen sind, dürfte Ihnen die Wahl relativ schwer fallen. Auf den ersten Blick lässt sich kaum beurteilen, ob ein System für eine Firma geeignet ist – dafür sind die Ansprüche und Angebote einfach zu unterschiedlich. Holen Sie sich daher am besten einen erfahrenen Partner ins Boot – wie UPGREAT. Unsere Experten klären im Rahmen eines „Basecamps“ gemeinsam mit Ihnen die Anforderungen und Anwendungsbereiche, um dann eine Empfehlung für ein bestimmtes Tool auszusprechen. Zudem unterstützen wir Sie bei der Umstellung und der Migration von Daten. Darüber hinaus entwickeln wir bei Bedarf fehlende Schnittstellen und Programmteile, kümmern uns um einen reibungslosen Betrieb und stehen Ihnen bei Problemen mit Rat und Tat zur Seite. 

Topics: CRM