Kennen Sie das? Sie sind auf dem Weg in ein Meeting, haben aber ganz vergessen nachzusehen, in welchem Raum das Meeting stattfinden soll. Jetzt müssen Sie entweder den Laptop aufklappen und nachschauen oder Sie klappern die Räume ab, bis Sie den richtigen gefunden haben. Beides ist allerdings lästig und kostet unnötig Zeit – ganz davon abgesehen, dass Sie vielleicht Besprechungen der Kollegen stören.
Aber damit ist jetzt Schluss, dank der Schweizer Lösung „ROOMZ“. Das System verbindet digitale Anzeigeschilder für Räume mit einer zentralen Organisationssoftware, die sich problemlos in gängige Terminverwaltungslösungen wie Outlook oder Ähnliches integrieren lässt.
Digitale Anzeigeschilder – braucht man das?
Die eingangs geschilderte Situation mag für den Einzelnen lästig sein – leider ist sie aber in Büros überall auf der Welt ganz alltäglich. Die Verwaltung der Meeting-Räume ist in den meisten Unternehmen alles andere als effizient und in der Summe geht dadurch eine Menge Arbeitszeit verloren. Vergeuden zehn Mitarbeitende rund fünf Minuten am Tag damit, nach dem richtigen Raum zu suchen, geht so täglich fast eine Stunde Arbeitszeit verloren. Auf den Monat hochgerechnet sind das knapp zwanzig Stunden – oder eine halbe Stelle.
Darüber hinaus erleichtert ROOMZ die Verwaltung der Besprechungsräume insgesamt. Haben sich mehr Teilnehmer für ein Meeting angemeldet als erwartet? Mit ROOMZ ist das kein Problem, denn mit wenigen Klicks ist ein neuer Raum gebucht. Endet eine Besprechung früher als erwartet, können Sie den Raum mit dem System auch vorzeitig freigeben, sodass er Ihren Kollegen wieder zur Verfügung steht.
Wie funktioniert ROOMZ?
Herzstück des Systems sind die digitalen Anzeigeschilder, ROOMZ Display genannt, die an den entsprechenden Räumen angebracht werden. Die Displays funktionieren komplett kabellos, es ist also weder ein Strom- noch ein Netzwerkanschluss erforderlich. Stattdessen verbinden sie sich automatisch mit dem vorhandenen WiFi-Netzwerk, die Stromversorgung wird durch eine äusserst langlebige Batterie sichergestellt, die eine Laufzeit von über zwei Jahren ermöglicht.
Sind die Schilder einmal im Netzwerk integriert, lassen sie sich mit gängigen Terminverwaltungslösungen wie Exchange von Microsoft, Google Calendar oder einem anderen zentralen Service verbinden, sodass die jeweiligen Buchungen der Räume direkt auf dem Display angezeigt werden. So ist für sämtliche Teilnehmer einer Besprechung sofort erkennbar, in welchem Raum das Meeting stattfindet. Dabei spielt es auch keine Rolle, ob die Daten für die Termin- und Buchungsverwaltung lokal oder in der Cloud abgelegt sind. Zudem werden die angezeigten Daten fortlaufend aktualisiert, sodass selbst kurzfristige Änderungen wie etwa ein Raumtausch nicht mehr zu Verwirrungen führen.
Eine Buchung ist bei ROOMZ aber nicht nur über das reguläre System möglich, Sie können Räume auch direkt über das zugehörige Display für sich reservieren – vorausgesetzt natürlich, dass der Raum zu dem Termin tatsächlich zur Verfügung steht. Sollte eine Besprechung kurzfristig abgesagt werden müssen, weil etwa ein Grossteil der Teilnehmer verhindert ist, können Sie den Raum über das Display wieder freigeben, sodass er für die Kollegen verfügbar ist.
Auf dem Display ist die momentane Raumbelegung sowie die nächsten Buchungen mit Namen des Organisators, Titel und Dauer ersichtlich und es kann von einfach von der Tagesübersicht in die Wochenübersicht gewechselt werden.
ROOMZ lässt sich übrigens nicht nur für Besprechungsräume verwenden, auch für die Verwaltung von gemeinschaftlich genutzten Arbeitsplätzen ist es ideal. So wissen alle Mitarbeitenden stets, wann die Arbeitsplätze verfügbar sind. Es kommt nicht mehr zu Doppelbelegungen und niemand muss lange warten, weil der Belegungsplan nicht auf dem aktuellen Stand ist.
Sensoren für noch mehr Überblick
Mit ROOMZ Display können Sie die Termin- und Raumverwaltung in Ihrem Unternehmen bereits deutlich effizienter gestalten. Nun kommt aber noch eine Erweiterung auf den Markt, die das System noch leistungsfähiger macht: ROOMZ Sensor. Wie der Name schon sagt, handelt es sich dabei um einen Sensor, der den jeweils zugehörigen Raum überwacht. Erscheinen zu einem gebuchten Termin keine Teilnehmer, kann das System auf diese Weise den Raum automatisch wieder freigeben – sogenannte „Ghost Meetings“ lassen sich also problemlos vermeiden. Darüber hinaus erhalten Sie zuverlässige Daten über die Auslastung. Das ist gerade bei der Verwaltung von gemeinschaftlich genutzten Arbeitsplätzen sehr hilfreich, da Sie so erkennen können, wie hoch die Auslastung ist. Auf diese Weise können Sie bei zu hoher oder geringer Auslastung direkt reagieren, bevor es zu Problemen kommt
UPGREAT ist für Sie da
Wollen Sie die Verwaltung der Meeting-Räume in Ihrem Unternehmen mit ROOMZ verbessern, steht Ihnen UPGREAT dabei gerne zur Seite. Gerne erstellen wir Ihnen ein umfassendes Angebot, das perfekt auf die Bedürfnisse und Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen abgestimmt ist. Selbstverständlich übernehmen wir auch die Integration des Systems in Ihre bestehende IT und stehen Ihnen bei Fragen oder Problemen jederzeit zur Verfügung.
