Automatische Übersetzung im Intranet mit SharePoint

Die internationale Vernetzung von Unternehmen, die nicht zuletzt durch die Digitalisierung stark zugenommen hat, bringt Firmen eine Vielzahl an Vorteilen. Ob nun eine Vertretung in einem wichtigen Absatzmarkt im Ausland aufgebaut oder ein international tätiger Spezialist angeheuert werden soll, Tools zur Zusammenarbeit über mehrere Standorte hinweg wie SharePoint von Microsoft machen solche Vorhaben oft erst möglich.

Allerdings sind Projekte dieser Art mitunter mit dem Turmbau zu Babel vergleichbar – da die Beteiligten unterschiedliche Sprachen sprechen, müssen Unternehmensinformationen in verschiedenen Sprachen zeitgleich vorgehalten werden. Diese Problematik ist für Schweizer Unternehmen aufgrund der Mehrsprachigkeit der Schweiz nichts Neues. Eine wirklich zufriedenstellende, effiziente Lösung haben die meisten Firmen bisher allerdings nicht gefunden – die gibt es aber!

Die bisherige Situation

Die Software von Microsoft hat sich im geschäftlichen Bereich als Standard etabliert. Für die firmeninterne Zusammenarbeit und das Content-Management ist SharePoint bei den meisten Unternehmen die erste Wahl – und selbstverständlich bietet SharePoint auch Möglichkeiten, Inhalte in mehreren Sprachen vorzuhalten. Dies geschieht mit Hilfe sogenannter Variationen.

Soll eine Seite in SharePoint in mehreren Sprachen verfügbar sein, müssen dafür verschiedene Variationen der Seite angelegt werden. Dabei gibt es stets einen Ausgangspunkt, in der Regel die Basis-URL der Seite, eine Quellvariationswebsite, die die Inhalte in der Ursprungssprache enthält, sowie eine oder mehrere Zielvariationswebsites mit den Übersetzungen. Dieses Grundprinzip scheint auf den ersten Blick recht einfach zu sein – schaut man aber etwas genauer hin, zeigen sich schnell gewissen Schwächen.

Problemstellung: Ohne Verzögerung in Fremdsprachen kommunizieren

Das grösste Problem ist, eine zeitnahe Übersetzung der Inhalte zu bekommen. Eine interne Übersetzungsabteilung können die meisten Firmen aus Kostengründen nicht unterhalten, sodass Agenturen oder freie Übersetzer engagiert werden müssen. Damit die Vertraulichkeit der Daten gewährleistet bleibt, ist es natürlich sinnvoll, stets mit demselben Übersetzer oder derselben Agentur zusammenzuarbeiten – aber was, wenn der übliche Partner einmal keine Kapazitäten hat? Bei wichtigen Protokollen, Angeboten oder anderen Dokumenten können Sie es sich vermutlich nicht leisten, mehrere Tage auf eine Übersetzung zu warten. Also müssen Sie auf einen anderen Übersetzer ausweichen. Zuvor muss aber wieder mit einer Verschwiegenheitsvereinbarung sichergestellt werden, dass die Daten vertraulich behandelt werden – das kostet Zeit und verzögert den Ablauf wieder.

Neben dem Problem, zeitnah eine Übersetzung zu erhalten, gibt es auch noch einige technische Aspekte zu beachten. Die Erstellung der Variationen ist leider nicht ganz einfach, zudem müssen die übersetzten Inhalte jeweils in die verschiedenen Zielvariationswebsites eingefügt werden. Das alles bedeutet eine beträchtliche Arbeitsbelastung, die die IT-Abteilung zu stemmen hat, und die dafür nötige Zeit fehlt entsprechend bei anderen Projekten.

Wie Sie sehen, ist es grundsätzlich also möglich, mit SharePoint Inhalte in mehreren Sprache vorzuhalten – der finanzielle und zeitliche Aufwand dafür ist aber so gross, dass es sich für die meisten Unternehmen nicht lohnt.

Effiziente Lösung: Maschinelle Übersetzung

Wie lassen sich also die Notwendigkeit von mehrsprachigen Inhalten und der dafür nötige Aufwand in Einklang bringen? Im Grunde ist es ganz einfach: Der Prozess muss effizienter gestaltet werden! Und das lässt sich am einfachsten mit einer maschinellen Übersetzung bewerkstelligen. Zu diesem Schluss ist offenbar auch Microsoft gekommen, denn der Software-Riese bietet mittlerweile eine API für SharePoint an, über die sich Microsoft Translator in SharePoint integrieren lässt.

Das Übersetzungs-Tool von Microsoft kann Dokumente und andere Inhalte automatisch und innerhalb kürzester Zeit übersetzen, sodass sie sich in SharePoint praktisch nahtlos in allen benötigten Sprachen zur Verfügung stellen lassen. Alternativ zu Microsoft Translator können Sie über eine API auch andere Übersetzungsprogramme bei SharePoint einbinden, beispielsweise DeepL. Hierbei handelt es sich ebenfalls um ein Programm für maschinelle Übersetzungen, das allerdings noch deutlich ausgereifter ist als der Microsoft Translator und dementsprechend hochwertigere Ergebnisse liefert.

Aber ganz gleich, für welche Alternative Sie sich entscheiden, eine maschinelle Übersetzung ist in jedem Fall geeignet, den finanziellen und personellen Aufwand bei der Bereitstellung von Inhalten in mehreren Sprachen deutlich zu reduzieren. Dadurch wird Mehrsprachigkeit im Intranet Ihres Unternehmens zu einer echten Option, die die Effizienz steigern und die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden verbessern kann.

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