UPGREAT Blog

Wöchentliche Beiträge über IT Praxis, Cloud, Outsourcing und mehr

Papier? Nein, danke! - Ist das papierarme Büro der Weg der Zukunft?

Die Digital- und IT-Technik hat im unternehmerischen Umfeld vieles verändert. Blitzschnelle Kommunikation, Videokonferenzen über Landesgrenzen und ganze Kontinente hinweg, vereinfachte Warenwirtschaft, präzise Auswertung von Kundendaten – das sind nur einige der vielen Möglichkeiten, die die technischen Neuerungen in den letzten Jahren und Jahrzehnten mit sich gebracht haben. Eine Sache wird dabei allerdings oft vernachlässigt: das papierlose Büro. Die Idee, Dokumente nur noch in elektronischer Form zu verwalten, ist vermutlich genauso alt wie die IT-Technik selbst – aber wie weit sind wir wirklich auf dem Weg zum papierlosen Büro? Wo setzen vor allem kleinere und mittlere Unternehmen noch auf Papier? Welche Gründe gibt es, Papier zu sparen? Und wo stösst die Verwendung von digitalen Dokumenten an ihre rechtlichen Grenzen?

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Was denkt die SharePoint Community über das neue Feature Pack 1?

Wir sind diese Woche zu dritt an der European SharePoint Conference in Wien: Michael Koller, Guy Mauger und ich selbst, Florian Schmidt. Was steht im Fokus? Collaboration und “meet the business needs”. Wir haben das Ziel die vielen interessanten Sessions aus den drei Tracks Business, IT Pro und DEV der Community Conference zu besuchen. Microsoft liefert stetig neue Werkzeuge, die wir bei unseren Organisationen einsetzen können, aber wie können wir diese erweitern und zu welchem Zweck?

Diese Frage muss jede Organisation für sich selbst und mit dem richtigen Partner beantworten. Es geht darum Technologie bereitzustellen, die genutzt werden kann, aber nicht muss. Unternehmen und insbesondere Teams haben die Aufgabe zu entscheiden, was sie verwenden möchten und was ihnen einen effektiven Vorteil bietet, auch wenn alles zur Verfügung steht.

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Microsoft Teams: Passt die Slack-Alternative in die Office 365 Strategie?

Den ganzen Tag im Büro zu sitzen, das entspricht für viele Mitarbeiter schon lange nicht mehr dem Arbeitsalltag. Meetings, Treffen mit Kollegen im Aussendienst oder Kunden, Konferenzen, Geschäftsreisen, Home-Office – gearbeitet wird inzwischen fast überall. Mit Office 365 und SharePoint hat Microsoft Unternehmen und Angestellten dafür die nötigen Werkzeuge in die Hand gegeben. Jetzt setzen die Redmonder zum nächsten grossen Sprung an: Mit Microsoft Teams soll die Vernetzung der einzelnen Mitarbeiter vereinfacht werden, sodass sich Ideen, Projekte und Informationen ganz einfach und vor allem ganz nach den aktuellen Bedürfnissen zusammenführen lassen. Die Lösung hat eine gewisse Ähnlichkeit mit Slack. Grund genug über die Preview-Version einen Blog zu schreiben.

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Microsoft Office 365: Was, wann, wie nutzen um die Möglichkeiten voll auszuschöpfen

Wer bei Microsoft Office 365 lediglich an Online-Versionen bekannter Officeprogramme wie Excel, Word und PowerPoint denkt, der irrt: Der Funktionsumfang von Microsofts-Cloud- und Desktop-Büropaket ist weit grösser als oft angenommen. Getreu dem Motto „Die einfachste Art der Zusammenarbeit“ stellt es zahlreiche nützliche Werkzeuge bereit, um die unternehmensinterne Kommunikation und die gemeinsame Arbeit an Projekten über mehrere Abteilungen oder Standorte hinweg effizienter und bequemer zu gestalten. Vom Erstellen und Verwalten von Notizen und der gemeinsamen Arbeit an Texten oder Tabellen über informative Team-Websites in SharePoint und Social-Networking mit Yammer bis hin zu E-Mail, Instant Messaging und Online-Telefonie für die zeitnahe Kommunikation ist vieles möglich.

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10 entscheidende Vorteile einer elektronischen Datenverwaltung (Dokumentenmanagement DMS)

Studien zeigen, dass Mitarbeitende bis zu dreissig Prozent ihrer Zeit mit dem Suchen verbringen. Im Durchschnitt verlieren Mitarbeitende so mehr als einen Arbeitstag in der Woche. Schlimmer noch: In 70% aller Fälle bleibt die Suche erfolglos und das Dokument wird noch einmal erstellt. 

Die meisten Unternehmensdaten sind mehrfach in verschiedenen Laufwerken vorhanden. Dokumente werden per E-Mail oder Filesharing-Dienste an Kollegen oder externe Partner weitergegeben. Und für die Mitarbeitenden ist es oft mühsam von ausserhalb auf ihre Daten zugreifen können.   

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Dokumentenmanagement statt klassischer Fileablage: Ist die Zeit reif für einen Umstieg?

Auch wenn es oft noch an der Umsetzung hapert: Die Zeiten sind passé, in denen kunden- und projektbezogene Daten oder Dokumente vor allem lokal gespeichert wurden. Im Laufe der letzten Jahre haben die meisten Unternehmen erkannt, dass die Nutzung einer gemeinsamen Fileablage in der Cloud sowie die Speicherung von Kundendaten in einer zentralen Datenbank zahlreiche Vorteile mit sich bringen. Von einem idealen Umgang mit den zu verwaltenden Daten sind viele Unternehmen jedoch noch Lichtjahre entfernt: Vorgänge wie das Suchen nach bestimmten Inhalten, das Archivieren von E-Mails oder die gemeinsame Arbeit an Dokumenten gestalten sich oft wenig transparent und daher zeitaufwendig und fehleranfällig. Kann ein gutes Document Management System (DMS) hier Abhilfe schaffen? Auf jeden Fall!

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SharePoint 2016: Überfälliges Service Pack oder vollwertiges Release

Beim ersten Auspacken und Vertraut machen mit der neuen Microsoft SharePoint Version 2016 von Microsoft entsteht der Eindruck eines (längst überfälligen) Service Packs und weniger eines vollwertigen Releases. 

Die IT-Preview, SharePoint Beta 2 wie auch der Release Candidate (RC) konzentrieren sich auf die Aufhebung der technischen Limitationen, die die Skalierbarkeit von Microsoft SharePoint bislang einschränken. Florian Schmidt, unser Team Head IT-Business Consulting, sieht in diesen drei Bereichen die grösste Weiterentwicklung von SharePoint 2016:

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Wer Informationen "findet statt sucht" spart täglich 30% Arbeitszeit

Wieviel Zeit verbringen Sie oder Ihre Mitarbeitenden mit dem Suchen nach Dokumenten und Informationen? Trotz innovativer Inhalts- und Wissensverwaltungssysteme, Intranet-Technologien und besserer Arbeitsabläufe sind Dokumente und Informationen heute oft schwerer zu finden als je zuvor.

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