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Internes Marketing - 5 Tipps zur erfolgreichen Einführung eines neuen Software-Tools

Planen Sie, in Ihrem Unternehmen ein neues Software-Tool einzuführen, um Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten? Sie kennen die Vor- und Nachteile der Software? Dann müssen Sie nur noch Ihren Mitarbeitenden von der Neuerung berichten. Doch was, wenn die künftigen User bei der Einführung des neuen Tools nicht mitmachen wollen oder sich gar dagegen auflehnen? Wir haben fünf Tipps für Sie zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen sollen, die Einführungsphase im konstruktiven Dialog mit allen Beteiligten erfolgreich zu meistern. Denn nur wenn Sie Ihre Mitarbeitenden dazu bringen können, Ihren Enthusiasmus zu teilen und engagiert an der Einführung mitzuwirken, kann das Potenzial des neuen Tools voll ausgeschöpft werden.

Tipp 1: Einführung des Tools rechtzeitig ankündigen

Einer der Gründe für fehlende Akzeptanz bei der Einführung eines neuen Tools besteht oft darin, dass Mitarbeitende erst sehr spät über die Neuerung informiert werden und dann abrupt vor „vollendeten Tatsachen“ stehen. Wenn Sie ihnen stattdessen die Möglichkeit geben, sich bereits im Vorfeld auf die Veränderung einzustellen, beugen Sie solchen Widerständen vor. Denn je früher und detaillierter Sie Ihre Planung kommunizieren, desto früher lassen sich eventuelle Unstimmigkeiten und Probleme ausräumen.

Tipp 2: Gründe für die Einführung plausibel darlegen

Wenn Ihren Mitarbeitenden die Vorteile des neuen Tools nicht einleuchten, werden sie wenig Bereitschaft zeigen, ihre gewohnten Arbeitsabläufe zugunsten neuer, noch nicht vertrauter Funktionalitäten aufzugeben. Es ist durchaus möglich, dass einzelne, erfahrene Mitarbeiter mit ihren alten Werkzeugen individuelle Aufgaben tatsächlich schneller bewältigen können. Indem Sie jedoch das „Wir“ in den Vordergrund stellen und die Vorteile verdeutlichen, die das neue Tool für das gesamte Team mit sich bringt, rücken reine Eigeninteressen zugunsten des gemeinsamen Erfolgs in den Hintergrund.

Tipp 3: Schrittweise Einführung für reibungslose Abläufe

Nachdem die Einführung angekündigt und die Gründe erläutert wurden, sollte die Umstellung auf das neue Tool nicht im „Hauruck-Verfahren“ erfolgen. Wenn Sie den Mitarbeitenden ausreichend Zeit lassen, sich mit der neuen Software vertraut zu machen, begünstigt das den Erfolg des Lernprozesses.

Machen Sie sich bewusst, dass einige Mitarbeiter ein wenig mehr Zeit benötigen werden, um die Funktionalitäten des Tools zu verstehen. Zeigen Sie hier Verständnis und Geduld. Eine schrittweise Einführung ist zudem auch aus unternehmerischer Sicht sinnvoll: Laufende Projekte und alltägliche Arbeitsabläufe kommen dank einer parallelen Weiterverwendung früherer Software in Teilbereichen nicht zum Erliegen und können erfolgreich sowie zügig abgeschlossen werden.

Tipp 4: Kritikpunkte ernst nehmen und Probleme lösen

So gut das neue Tool auch sein mag: Kritikpunkte – ob berechtigt oder nicht – wird es immer geben. Statt jegliche Kritik von vornherein abzuwehren, sollten Sie Ihren Mitarbeitenden zuhören. Damit zeigen Sie, dass Sie mögliche Schwierigkeiten ernstnehmen. Indem Sie differenzieren, ob die Ablehnung lediglich durch Angst vor Neuem oder durch tatsächliche Schwachstellen des Tools begründet ist, erkennen Sie ausserdem leichter Probleme, die es zu lösen gilt. Moderne Tools sind oftmals flexibel skalierbar und können auf die Bedürfnisse verschiedener Nutzergruppen abgestimmt werden. Auch die Verwendung von Plug-ins zur Erweiterung des Funktionsumfangs könnte eine Option sein.

Tipp 5: Regelmässige Schulungen zielgruppen-orientiert durchführen

Regelmässige Schulungen sind vor allem bei umfangreicherer Software von grosser Wichtigkeit. Nach der gelungenen Einführung sollte das erworbene Wissen also in gewissen Zeitabständen aufgefrischt werden. Wird das Tool von verschiedenen Nutzergruppen mit sehr unterschiedlich ausgeprägtem Vor- und Fachwissen verwendet, sollte überdies erwogen werden, die Schulungstermine zielgruppenorientiert aufzugliedern.

Brauchen Sie Unterstützung in der Umsetzung?

Wir begleiten unsere Kunden Schritt für Schritt bei der Einführung der von uns angebotenen Lösungen. Wir bringen nicht nur ein tiefgreifendes Verständnis und Begeisterung für moderne IT mit, sondern setzen uns auch stets für eine erfolgreiche Umsetzung von IT-Lösungen bei unseren Kunden ein – auch abseits der reinen Technik. Setzen Sie sich in Kontakt mit uns – wir freuen uns auf Ihren Anruf oder Ihre E-Mail.

 

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