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UPGREAT Blog

10 Dinge, die man über mobiles Arbeiten wissen sollte

Wir erleben es Tag für Tag: Menschen arbeiten unterwegs. Dank den Smart Devices sind wir nicht mehr an einen fixen Arbeitsplatz gebunden. Dies birgt Risiken. Wer diese kennt, kann mit den richtigen Massnahmen die Datensicherheit im Unternehmen steigern.

 1. Geschäftliches und Privates trennen

Beinahe 4 Millionen Schweizer Smartphones sind täglich unterwegs. Eine E-Mail wegwischen, dann ein „I Like" setzen und anschliessend ein Sudoku lösen. Ein gleichzeitiges Eindringen über offene Bluetooth- und Wireless-Hotspots durch Fremde hinterlässt dabei oft keine Spuren. Was alles unter der Glasscheibe von Smartphones oder Tablets digital verkehrt, war noch vor gar nicht langer Zeit auf abgeschotteten Systemen unzugänglich. Auf unseren persönlichen wie auch geschäftlichen Geräten treffen sich Privates, Geschäftliches und der öffentliche Raum derart nah beieinander, da stellt sich für die IT und für den Security-Officer die Frage: Haben wir das noch im Griff? Ein gefundenes Fressen für Cyberkriminelle, die durch den Identitätsmissbrauch oder Datendiebstahl Kasse machen.

2. Auch Gratis-Apps haben einen Preis

Viele Apps sind gratis. Doch gratis gibt es eigentlich nichts. Als Gegenleistung wollen die Entwickler meist Informationen. Wie wär's mit ein paar Adressdaten, Mails oder Telefonnummern aus der privaten oder geschäftlichen Ecke? Zur Erstellung eines „Digitalen Profils" des App-Kunden bedienen sich App-Entwickler allen Informationen, welche sie finden können. Meist ist der Anwender schnell bereit den Standort oder den Zugriff auf Kontakte oder Bilder frei zu schalten – oft merkt er dies nicht einmal. Darum muss eine Mobility-Lösung des Arbeitgebers sicherstellen, dass die geschäftlichen Daten und Anwendungen in einen für alle anderen Apps unsichtbaren Container gestellt werden.

3. Im Schatten der IT: Das Dropbox-Problem

Ein neues Tablet zum Geburtstag erfreut zwar den Beschenkten, kann jedoch zum Ärger in der IT führen. Denn kaum am Netz, sollen darauf möglichst rasch und ohne Drumherum die geschäftlichen Dinge mobil und zu jeder Zeit erledigt werden. Weigert sich die IT, schreitet man zu Plan B und baut sich aus Bequemlichkeit die eigene IT: Geschäftliche E-Mails landen im privaten Hotmail Account. Wichtige Dokumente kopiert man einfach in die Dropbox und syncht sie mit der passenden App aufs Geburtstagsgeschenk. Doch der Plan B führt zu einer Schatten-IT: Diese umgeht alle Hebel der sonst aufwendig aufgestellten internen Sicherheitsmassnahmen einer Firma. Eine moderne IT hat bereits ausgereifte Mittel bereit, um Daten mobil und sicher zur Verfügung zu stellen. Sie gibt dem Anwender sogar die Möglichkeit Apps unabhängig von der IT bequem selbst einzurichten. 

4. In Fundbüros gibt es keine Smartphones

Verlorene iPhones & Co. versucht man vergebens im Fundbüro. Mit dem Gerät sind zwar die Daten nicht verloren, denn diese lagern hoffentlich in der Cloud oder im lokalen Backup. Unheil naht, wenn der neue unrechtmässige Besitzer jedoch auf Kontakte, Mails
oder via Dropbox auf vertrauliche Daten zugreifen kann. Die Antwort darauf wäre ein geschützter Container, also ein spezieller Ort, der alle Geschäftsdaten und Geschäftsapplikationen abgetrennt verwaltet. Wünschenswert ist eine Lösung, die das Smartphone orten, sperren (Remote Lock) und notfalls die Geschäftsdaten ferngesteuert löschen kann (Remote Wipe).

5. Bei Kündigung wandern die Daten mit

So verlockend und gutklingend ein Bring-your-own-Device Konzept (BYOD) für Smart Devices scheinen mag, die Verwaltung von zahlreichen unterschiedlichen Herstellern und Geräten bringt die IT an den Anschlag. Manchmal lebt ein BYOD-Gerät länger als ein Arbeitsverhältnis. Verlässt ein Mitarbeitender die Firma mit seinem BYOD-Gerät, dann wird sich die IT-Abteilung sputen müssen, alle relevanten Geschäftsdaten vom Gerät zu entfernen. Oder die IT setzt das ganze Gerät zurück? Sackgasse, die Ferienfotos bleiben schön drauf und gehen niemanden etwas an. Und das gilt auch für die Dropbox.

6. Wer Sicherheit will setzt auf Komfort

Mit einer Sensibilisierung von Mitarbeitenden im Umgang mit mobilen Geräten, kann die Basis gelegt werden. Dazu gehört zum Beispiel, auf die Wichtigkeit der Verwendung eines Sperrcodes hinzuweisen. Über entsprechende technologische Funktionen kann dies sogar erzwungen werden. Besser ist, wenn der Betrieb von Unternehmens-Apps ausschliesslich in einer geschützten Umgebung mit einem gesicherten Zugang zum Unternehmensnetzwerk erfolgt. So muss sich der Mitarbeitende um Malware oder Lauschangriffe keine Sorgen machen. Komfortabel für den Anwender ist es, wenn dazu nur ein einziger Login für die Nutzung sämtlicher geschäftlichen Apps erforderlich ist.

7. Produktiv wird’s erst mit Business Apps

Die neue Arbeitsweise liegt sozusagen in der Hand und die leistungsfähigen Smart Devices führen zur Mobilisierung von Geschäftsprozessen. Doch viele Nutzer stellen fest, dass mit den smarten Devices und der Unmenge an Apps zwar einzelne Arbeitsschritte unterwegs schnell von der Hand gehen, doch schon vergleichsweise einfache Aufgaben wie das Empfangen, Bearbeiten und Zurückspeichern eines Word-Dokuments den umständlichen Wechsel zwischen mehreren Apps erfordert. Dies führt zu einer paradoxen Situation: Einerseits gewinnen Mitarbeiter Zeit, weil sie bereits unterwegs reagieren können, andererseits ist die Durchführung der einzelnen Arbeitsschritte aber umständlicher. Ein wirklicher Produktivitätsgewinn für mobile Benutzer erfordert mehr. Gefragt sind vielmehr Workflow-orientierte Verzahnungen einiger weniger, aber dafür nützlicher Business Apps. Denn um auch unterwegs effizient arbeiten zu können, haben berufliche Nutzer Anforderungen die sich von Consumer-Apps nicht unterscheiden:

  • Für den Unternehmenseinsatz optimierte Apps
  • Zusammenspiel der Business-Apps, wie es der jeweilige Arbeitsablauf erfordert
  • Einheitliches, benutzerfreundliches Interface
  • Möglichkeit unternehmenseigene Apps anzubieten

8. Tipp: In Szenarien denken

Ein Mobilitätsprojekt ist immer ein Sicherheitsprojekt. Aber bevor technische und organisatorische Massnahmen ergriffen werden, empfiehlt es sich, die mobilen Einsatzszenarien genau zu ermitteln. Nicht jede Lösung deckt die gleichen Szenarien ab und ist für alle Anwendungsfälle gleich geeignet. Wer sich damit auseinander setzt, wer warum und wie mobil arbeitet, denkt vom Menschen her. Und erhöht damit die Akzeptanz der Lösung.

9. Die beste Lösung ist die passende

Da Smartphones für Privatanwender entwickelt wurden, fehlen zuverlässige Verwaltungs- und Schutzsysteme. Unter dem Begriff Mobile Device Management (MDM) entwickeln führende Anbieter wie Citrix, MobileIron, TrendMicro und airwatch Lösungen, die sowohl für Tablets wie auch für Smartphones Sicherheit, Ma-nagement und Bereitstellung überwachen. Nicht jedes Anwendungsszenario wird mit jeder Lösung abgedeckt. Wer nur sicher mit einem mobilen Gerät Informationen teilen will, stellt andere Anforderungen an die Lösung als jemand, der lernen, kommunizieren und ganze Abläufe steuern will. Bei der Wahl der passenden Lösung könnte ferner die Flexibilität auf neue Trends zu reagieren oder die Integration in eine bestehende Infrastruktur entscheidend sein.

10. Die moderne IT: Dein Freund und Helfer

Mit der Technologie einer ausgereiften und auf die Bedürfnisse abgestimmten MDM-Lösung kreiert ein Unternehmen effizientere Prozesse und einen besseren Kundenservice. So kann zum Beispiel der Vertrieb unterwegs auf aktuelle Preislisten zugreifen und schneller auf Kundenanfragen reagieren. Oder ein Produktmanager kann unterwegs per Klick im Kalender eine Videokonferenz zu seinem standortübergreifenden Team starten. Wirksamkeit und Anpassungsfähigkeit sind wie nie zuvor zu entscheidenden Erfolgsfaktoren der IT geworden. Aber die Lösung muss für alle einfach und nachvollziehbar sein. Denn nur wenn der Mensch von dem begeistert ist, was die Technologie vorgibt, bleibt das Business mobil.

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Der mobile Mensch: Unabhängig von Zeit, Ort und Gerät produktiv zusammenarbeiten.

 

Topics: Enterprise Mobility