Die IT verändert sich laufend, aber wenn es um die Arbeit in Büros geht, gibt es eine Konstante: Microsoft Office. Zwar wurde das Office-Paket der Redmonder über die Jahre ebenfalls weiterentwickelt, aber es ist inzwischen zu einem absoluten Standard im beruflichen und privaten Bereich geworden. Mit Microsoft Office 365 steht den Nutzern zudem ein Produkt zur Verfügung, das kontinuierlich verbessert und erweitert wird. Unter anderem ist für Office 365 eine Vielzahl von Add-ons erhältlich, die die Funktionalität ergänzen und so die Produktivität erhöhen können. Im Folgenden wollen wir Ihnen die zehn nützlichsten dieser Add-ons kurz vorstellen.
Translator
Der Translator basiert auf dem gleichnamigen Online-Service von Microsoft und ermöglicht es Ihnen, ganze Dokumente oder Textpassagen in Dokumenten zu markieren und diese automatisch übersetzen zu lassen. Es gibt zwar diverse externe Services, die das leisten, mit dem Translator ist es aber sehr viel bequemer. Darüber hinaus besitzt er Datenbanken für fast 50 Sprachen und ist in der Lage, mehrdeutige Passagen zu erkennen und entsprechende Übersetzungen anzubieten.
FindTime
Terminabsprachen können bei mehreren Beteiligten mitunter recht schwierig werden. Mit FindTime wird das Ganze aber deutlich vereinfacht, denn das Add-on sucht automatisch in den Kalendern aller Teilnehmer nach freien Terminen und gleicht diese ab. Im Anschluss können dann alle Beteiligten über die in Frage kommenden Termine abstimmen – ist ein Datum und eine Uhrzeit gefunden, setzt FindTime automatisch bei allen Beteiligten ein Meeting an.
Pexels
Präsentationen ohne Bilder wirken oft etwas langweilig – allerdings lohnt es sich auch nicht, eine halbe Stunde mit der Suche zu vertun, nur um ein Dokument etwas aufzuhübschen. Mit Pexels können Sie sich die Suche sehr viel leichter machen, denn mit dem Add-on finden Sie in kürzester Zeit passende Bilder, die noch dazu unter der Creative-Commons-Zero-Lizenz veröffentlicht wurden und daher frei genutzt werden können.
Grammarly
Manchmal„snid“ die „Figner“ schneller als der Kopf – aber mit Grammarly können Sie hier problemlos Abhilfe schaffen. Der kleine Helfer prüft Ihre Texte in Word und Outlook auf Rechtschreibung und Grammatik und weist Sie zuverlässig auf Fehler, Vertipper oder vergessene Kommata hin. Die Premium-Version, die zusätzlich stilistische Verbesserungsvorschläge macht und den Text auf kopierte Passagen prüft, schlägt allerdings mit rund CHF 12.00 pro Monat zu Buche.
Office Tabs
Beim Browser sind Reiter – englisch „Tabs“ – mittlerweile der gängige Standard. Mit Office Tabs steht Ihnen diese praktische Art der Darstellung in Office 365 zur Verfügung. So behalten Sie bei mehreren geöffneten Dokumenten den Überblick, ausserdem bietet das Add-on einige zusätzliche Funktionen. Es ist beispielsweise möglich, alle Dokumente zu schliessen oder zu speichern, und mit einem Rechtsklick können Sie ganz einfach den Dateinamen oder den Speicherpfad eines Dokuments anpassen.
Skybow
Mit Skybow steht Ihnen eine webbasierte Entwicklungsumgebung zur Verfügung, mit der Sie auf Ihrer SharePoint-Seite eigene Business-Apps entwickeln können. Die Entwicklung ist dabei bewusst einfachgehalten, sodass auch Mitarbeitende ohne Programmiererfahrung Lösungen erstellen können, etwa für die Verwaltung von Spesen, Aufgaben oder Ideen, für das Projektmanagement oder die Zeiterfassung. Zudem steht ein umfangreicher Katalog mit Business-Apps für verschiedene Zwecke zur Verfügung.
StaffHub
Die Verwaltung von Arbeitsschichten ist nicht immer ganz leicht, vor allem bei Mitarbeitenden aus dem Service oder der Produktion, die keinen festen Büroplatz haben. Mit StaffHub haben Sie allerdings ein Tool zur Hand, mit dem sich Arbeitspläne ganz einfach organisieren lassen. Sie und die Kollegen können nämlich über das Smartphone auf die Pläne zugreifen und sie bei Bedarf – etwa bei einem Schichttausch – ohne Weiteres anpassen.
Teams
Kein eigentliches Add-On, sondern ein fester Bestandteil von Office 365: Teams ist die ideale Plattform für Gruppen von Mitarbeitenden, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten. Neben einer Chat-Funktion besitzt Teams eine Möglichkeit zum Dateiaustausch und zur gemeinsamen Arbeit an Dokumenten. Zusätzlich stehen über 140 Apps zur Verfügung, die die Funktionalität zusätzlich erweitern.
Dictation
Lange E-Mails oder Berichte zu schreiben, kann mitunter lästig und vor allem sehr zeitaufwändig sein. Mit Dictation können Sie Ihren Fingern aber getrost eine Pause gönnen, denn mit dem Tool diktieren Sie Nachrichten und Berichte einfach. Das Programm unterstützt neun Sprachen und funktioniert mit OneNote, Outlook, Word und PowerPoint.
Officeatwork 365 Mail Responder
Im Büroalltag müssen Sie fast zwangsläufig viel Zeit für die Beantwortung von E-Mails einplanen. Dabei geht es leider allzu oft um Standardfragen, für die eine knappe Antwort völlig ausreichend ist. Mit dem Officeatwork 365 Mail Responder können Sie sich diese lästige Arbeit jetzt ersparen, denn das Tool versendet je nach Einstellung automatisch Antworten auf bestimmte E-Mails. Selbstverständlich können Sie die Optionen entsprechend Ihrer Bedürfnisse anpassen, oder Sie greifen auf eine der Voreinstellungen zurück.
UPGREAT – der Partner an Ihrer Seite
Haben diese Add-ons Sie neugierig auf die Möglichkeiten von Office 365 gemacht? Dann wenden Sie sich gerne vertrauensvoll an einen unserer Experten. Als langjähriger Microsoft Partner sind wir nicht nur besten vertraut mit den Produkten der Redmonder, wir haben auch viel Erfahrung bei der Migration auf MS-Systeme. Zudem beziehen wir Sie natürlich bei der Planung ein, um eine Lösung zu finden, die perfekt auf die Bedingungen und Voraussetzungen in Ihrem Unternehmen abgestimmt ist – wir sind sicher, Sie werden begeistert sein!
